Одним з найнадійніших способів визначення того, наскільки успішний бізнес, є використання звіту про відвідування. Чи працюють ваші зовнішні операції так добре, як вони повинні? Ваша дошкільна установа чи заклад для догляду за кодами і готові до ліцензування? Написавши вичерпний звіт про візит, ви можете визначити, чи виконуються широкий спектр бізнес-завдань. Звіти про відвідування, які іноді називаються звітами про поїздки, є відмінним способом дізнатися, чи виконуються ваші бізнес-стандарти на місці, як ви планували.
Форматуйте звіт
Звіти про відвідування - це ділові документи. Залежно від організації або галузі, звіт може слідувати формату меморандуму або шаблону бізнесу. Як правило, вибирайте формат пам'ятки, якщо звіт про відвідування збирається до групи внутрішніх членів керівництва. Виберіть більш формальний шаблон бізнес-звіту, якщо звіт про відвідування буде надано зовнішнім джерелам. Використовуйте стандартне бізнес-форматування, яке включає професійні шрифти типу Times New Roman або Arial. Підтримуйте 1-дюймові поля.
Вкажіть цілі
Поясніть причину візиту. Цілі включають частоту відвідування, а також основні показники або області перегляду. Наприклад, візит може бути першим у серії з чотирьох, проведених протягом року для перегляду реалізації нових політик або показників виробництва. Чітко вкажіть, що ви шукали під час візиту, включаючи попередні візити, рекомендації або плани дій.
Приклад:
У цьому звіті необхідно визначити, чи відповідала школа Plainview всім вимогам щодо ліцензування дошкільного денного закладу.
Обговорюйте відгуки та ключові відомості
Зверніть увагу на особистість ключових осіб, опитаних під час візиту. Візити можуть включати зустрічі з ключовим керівним персоналом на місці, наприклад, керівниками або керівниками операцій. Також є звичайною практикою зустрічатися з персоналом нижчого рівня, який більш знайомий з операційними процесами.
Приклад:
Індивідууми, з якими було проведено інтерв'ю, включали Сару Вінтерс, директора школи, шкільної медсестри Емілі Торн, Ріка Мардена, вчителя початкових класів і Керола Хатавей, дієтолога та дієтолога.
Обговоріть ключові відгуки, надані керівництвом та персоналом. Не обов'язково цитувати тих, хто був опитаний, а замість цього шукати ключові ідеї та спільні сфери, що викликають занепокоєння. Включіть будь-які стандартизовані обстеження, які були використані, або певну серію запитань під час візиту.
Перелічіть ключові відомості та спостереження
Спостереження базуються на тому, що особисто бачили і не передавалися на основі інтерв'ю. Наприклад, відвідувачі можуть візуально відзначити, що операція, здається, має занадто багато працівників, які не зайняті. Щось від чистоти до загальної організації підлягає спостереженням. Додайте ці дані до звіту про відвідування.
Приклад:
Під час візиту в середині дня, обідні пропозиції включали овочевий і фруктовий вибір, але не було альтернативи для тих, хто має особливі дієтичні потреби.
Підсумовуйте Висновки
Визначте, чи відповідає організація цілям на основі наданих відгуків та спостережень. Використовуйте деталі та кількісну інформацію, де це можливо, щоб підтримати висновки. Наприклад, якщо метою візиту на нову фабрику буде визначити, чи було у першому кварталі 60% штатних працівників, необхідно забезпечити фактичні людські ресурси з оборотом, існуючі зусилля з підбору персоналу та департаменти, де існують недоліки.
Забезпечити майбутні плани дій
Вкажіть, коли заплановані майбутні візити, якщо такі є, і чи є вони попередньо визначеними або результатом нещодавнього візиту. Наприклад, це може бути третій щорічний візит за квартальним графіком. Надайте рекомендації щодо вдосконалення. Якщо визначені певні плани дій, зазначте їх детально. Це забезпечує показник успіху для наступного відвідування.
