Незалежно від того, чи є ви новою некомерційною організацією, яка прагне змінити світ, чи невелика група, яка намагається зібрати кошти на формування шкільної групи, прийняття та обробка грошових пожертвувань може бути складною. Добровільні фонди, що збираються, не повинні робити багато, щоб потрапити в серйозну гарячу воду з IRS, тому використовуйте поради в цьому посібнику, щоб заощадити час і зусилля, встановивши жорсткі фінансові практики. Дізнайтеся, як обробляти грошові пожертви, відкривайте поточний рахунок і користуйтеся Інтернетом для обробки грошових подарунків, щоб ваша група могла займатися бізнесом, допомагаючи іншим, а не неодноразово пояснюючи, яким чином підписуються зусилля групи.
Відкрийте банківський рахунок на ім'я вашої організації або причини. Для цього, як правило, потрібна документація, щоб привести ваш статут, підзаконні акти, установчі документи та інші типи документів, які можна використовувати як доказ місії та принципів вашої організації.
Надішліть двох підписувачів на всі операції з готівкою за допомогою банківського рахунку. Цей "подвійний підпис вимагає" не коштує більше для реалізації, але він проходить довгий шлях, щоб запевнити донорів і членів організації, що ваша організація працює вгору.
Розробити стандартну «форму для грошових пожертв» і вимагати, щоб кожен подавець подарунок заповнював один раз кожний внесок. Ця форма повинна містити назву донора, адресу та іншу контактну інформацію, місце для грошової суми, дату, а також вказати будь-які умови, за яких пожертвування --- все або частково --- допускається як списання податків. Додайте рядок для підпису особи, яка приймає пожертву.
Кваліфікуйте кожен грошовий подарунок, щоб переконатися, що він відповідає місії вашої організації. Переконайтеся, що він не має «рядків» і не існує конфлікту інтересів або додатків, які б передбачали його внесок до того, як ваша група її прийме.
Погодьтеся зі стандартним методом обробки пожертвувань внесків. Використовуйте, що називається подвійною системою підрахунку, яка вимагає, щоб принаймні два члени групи були свідками кожної транзакції пожертвування. Фізичний контроль цих коробок повинен ретельно контролюватися. Ведіть детальний запис часу, дати та людей, які підраховують, передають, депонують або переміщують кошти на скриньку для пожертвувань.
Встановіть ліміти звітності для грошових пожертв для створення правових стримувань і противаг. Деякі групи потребують консенсусу до прийняття встановленої суми (наприклад, 1000 доларів США), щоб відстежувати певні спеціальні інтереси від імені групи.
Розгляньте можливість використання послуг третьої сторони, таких як Pay Pal для обробки грошових подарунків. Ніякий веб-сайт не потрібен (хоча багато клубів вважають, що можна легко посилатися на Pay Pal через посилання на домашній сторінці), і прихильники можуть зробити безпечні пожертвування від своїх банків або кредитних карток. Паперовий шлях є всеосяжним і простим у використанні. Pay Pal може також встановлювати автоматичні щомісячні підписки для частих прихильників.
Налаштуйте таблиці Excel (або інші програми програмного забезпечення бази даних), щоб відстежувати всі грошові надходження. Вирушайте пожертвування, чеки, транзакції кредитних карток, виплати за допомогою Pay Pal та допоміжні надходження доходів для того, щоб стежити за тим, звідки відбуваються грошові кошти групи для майбутніх маркетингових зусиль.
Працюйте з банкіром або бухгалтером, якщо у вашому членстві не входить член команди, який має задоволення від фінансів. Завжди надсилайте листи подяки подарунків, які отримують подарунки, відразу після отримання їх грошової допомоги. Цей додатковий дотик, надісланий своєчасно, нагадує донору про їхній внесок, говорить про подяку групи і створює основу для майбутніх апеляцій.
