Наявність потрібних людей на Вашій діловій зустрічі може зробити або розірвати подію. Коли ви створюєте привабливе та професійне запрошення, ви переконуєте запрошених у важливості зустрічі, необхідності їхньої присутності та користі для них.
Персоналізуйте запрошення, якщо надсилаєте окремі листи. Використовуйте фірмовий бланк або логотип, якщо ви розсилаєте роздруковані картки. Для запрошень електронною поштою, покажіть логотип і посилання на веб-сайт. Звертайтеся до кожної особи за назвою та маєте листування від високопоставленого офіційного представника компанії, разом з підписом.
Проведіть привабливе початкове слово, яке пояснює, що відбувається і чому запрошується людина. Наприклад, «Ваша галузева експертиза робить вас ідеальним кандидатом для нашого нового керівного комітету. Хотілося б запросити вас зустрітися і поєднатися з вантажниками та бізнес-колами нашого бізнес-спільноти на обіді та презентації.
Згадайте ексклюзивність зустрічі, тему, що буде обговорюватися, або бажані результати дня. Наприклад, "Ми запросили лише десяток найкращих місцевих керівників, щоб стати учасниками цього обговорення за круглим столом. Нашою метою є мозковий штурм бізнес-дружніх рекомендацій, які будуть надані законодавчому органу штату в наступному році стосовно унікальних потреб підприємців у нашій державі. Ми хочемо, щоб ваш голос був почутий."
Зверніть увагу на запрошених ораторів, їжу або мережні можливості, які можуть сподобатися зайнятим професіоналам. Наприклад, “Ми почуємо від місцевих кандидатів, які балотуються на посаду, і надаємо період для запитань. Ми також надамо бранч та каву-бар.
Включіть всі релевантні деталі зустрічі у виділеному або напівжирному розділі вашого листа, який виділяється для запрошеного. Життєва інформація, така як дата, час і місце розташування, може втратитися в тілі листа. Покладіть все в одному розділі для зручності.
Запитуйте RSVP на певну дату, щоб ви могли планувати відповідно. Запропонуйте учасникам кілька способів підтвердити відвідуваність, наприклад, електронною поштою, веб-сайтом компанії, передруковою карткою або телефонним дзвінком.
Поради
-
Перевірте спільноту та місцеві бізнес-календарі конфліктуючих подій перед тим, як запланувати дату й час. Ви не хочете конкурувати з функцією торгової палати, подією Ротарі клубу або великою конференцією або виставкою.
Надсилайте запрошення принаймні за місяць наперед, нагадуючи про два тижні, щоб дати відвідувачам час додати вас до свого розкладу. Якщо це велика зустріч або конференція, на якій люди повинні планувати поїздки та проживання, надішліть принаймні шість місяців.
