Хостинг ділової зустрічі для японців настільки ж, як і будь-яка інша ділова зустріч: зверніться до учасників за їхнім останнім (сімейним) іменем (і якщо ви говорите на японській мові, слідуйте за прізвищем з почесним -san); сповіщати учасників про початковий час заздалегідь; забезпечують вибір кави, чаю або води; починати вчасно; не переривайте людей, коли вони говорять; залишайтеся на тему; уникати використання гумору; бути готовими до прямих, особистих питань.
Підготовка
Повідомте всіх учасників про час початку якнайшвидше і переконайтеся, що кожен, японський і не японський, розуміє, що зустріч розпочнеться в цей час. Японська культура приділяє велику увагу розгляду іншим, а пунктуальність - знак поваги.
Якщо можливо, виберіть тихе місце. Багато японців говорять по-англійськи, або вивчали англійську мову, але фонові шуми можуть ускладнювати послідовність розмов. Наявність зустрічі в тихому місці забезпечить комфортне середовище прослуховування.
Забезпечте вибір напоїв. Всупереч популярним стереотипам, не всі японці п'ють японський чай, особливо не на ділових зустрічах з не японцями. Найкраще, якщо можливо, надати учасникам вибір кави, чаю, японського чаю і води.
Переконайтеся, що у вас є достатньо місця для настільних паперів і, якщо потрібно, електронного словника. Знову ж таки, багато японців говорять по-англійськи, але вони, можливо, захочуть, час від часу, перевіряти значення неясних або невідомих слів, що використовуються під час зустрічі.
Дозвольте часу перед початком зустрічі, щоб люди могли обмінюватися візитними картками та неофіційно представляти себе один одному. Обмін візитками є важливим і обов'язковим актом для японських бізнесменів.
Початок зустрічі
Повідомте, що зустріч почнеться, дозволяючи людям організуватися і підготуватися.
Представити учасників. Якщо ви проводите зустріч по-японськи, використовуйте японський стиль введення: організація перша, ім'я сім'ї другої, за якою йде "-san". ім'я останнє. Ви можете дозволити учасникам представити себе; це є цілком прийнятним, і, якщо англійською мовою, японська людина може насолоджуватися викликом показати свою англійську здатність перед групою.
Вкажіть мету та цілі зустрічі. Це повинно було бути оголошене заздалегідь, але це допоможе людям, якщо їм нагадати. Перебування на темі є ознакою уваги в Японії.
Проведення зборів
Не переривайте людей, коли вони говорять. Дозвольте динамікам час зробити свою точку зору. У Японії люди схильні пояснювати пункти, спочатку наводячи причини, а потім висловлюючи свою точку зору, тоді як люди в західних культурах вперше заявляють про це, а потім дають причини. Цей інший стиль спілкування може бути джерелом нетерпіння з боку західників, і його краще обробляти, не перериваючи.
Залишайтеся на тему. Зберігайте будь-які анекдоти або кінці для кінця або зустрічі.
Уникайте використання гумору. Хоча японська культура змінюється, а гумор досить поширений в Японії, краще уникати гумору в ділових зустрічах. Гумор може бути ознакою дружби для американців, але для японських ділових людей це може бути ознакою незрілості, а також ризикує не прорватися через мовний чи культуральний бар'єр.
Будьте готові до прямих питань. Веб-сайт "Foreign Translations" попереджає читачів, що японські люди прагнуть бути прямими у своїх питаннях, коли знайомляться з новими людьми (див. Посилання 1). Такі питання, як "Скільки грошей ви робите?" - Ви самі? або "Скільки вам років?" може виникнути. Якщо ви не в змозі відповісти на такі запитання, знайдіть ввічливий спосіб відвернути це питання і не показуйте образи.
