Діловий світ повний довгих, нудних, розбіжних зустрічей. Якщо ваша зустріч орієнтована і доречна, кожен, хто відвідує, оцінить це. Незалежно від того, чи це щотижнева зустріч співробітників або галузева конференція, планування та підготовка можуть зробити різницю між продуктивною сесією або виснажливою парою годин.
Майте мету
Зустріч рухатиметься швидше і буде більш цілеспрямованою, якщо у вас є підстава для її проведення. Навіть якщо це регулярна щотижнева зустріч, вона буде більш продуктивною, якщо ви маєте конкретну мету. Складіть порядок денний, що стосуються тем, які ви хочете охопити. Дотримуйтеся порядку денного: якщо хтось підніме незв'язану тему, скажіть їм, щоб вони говорили про це після закінчення зустрічі.
Запросити вибірково
Не запрошуйте людей, яким не потрібно бути там. Якщо все, що вам потрібно від когось, є оновленням її останнього проекту, ви можете отримати це в електронному листі. Зберігання зустрічі до розумного розміру зберігає речі більш впорядкованими та цілеспрямованими. Це також звільняє більше людей для продуктивної роботи.
Підготуйте своїх учасників
Надішліть свій порядок денний перед зустріччю, щоб усі знали, чого очікувати. Якщо ви називаєте зустріч для вирішення недавнього розвитку - зміни в законі, затримки проекту - включіть до порядку денного довідкову інформацію. Таким чином кожен зможе досягти швидкості, і у вас буде більше часу на зустріч для вирішення цього питання.
Знайти потрібний простір
Знайдіть приміщення, яке буде достатньо великим, щоб кожен, хто відвідує, міг зручно розташуватися. Стискаючи людей в полюванні на стільці або відволікаючи їх, це дивує, незручно і змушує вас виглядати непідготовленими. Підтвердьте, що в кімнаті є будь-яке обладнання, яке вам потрібно, і що він працює в робочому стані. Це особливо важливо, якщо засідання включає презентацію слайд-шоу або якщо хтось збирається відвідувати телефон або відеоконференцію.
Керувати зустріччю
Програми не магія. Багато зустрічей починаються з мети, потім учасники відходять на дотичні. Якщо ви хочете, ви повинні керувати кораблем назад на курс. Якщо ваші гості включають клієнтів або вищого керівництва, вам доведеться робити це з тонким дотиком, але це потрібно робити. Завершити зустріч у запланований час.
Допоможіть людям розслабитися
Ви не хочете працювати на такому жорсткому засіданні, кожен відчуває, що вони знаходяться в таборі. Організуйте постачання закусок і безалкогольних напоїв. Дозвольте деякий час на початку для дрібних розмов, так як люди, природно, люблять наздоганяти один одного. Тільки не дозволяйте йому побігти до пункту це затримує бізнес у руці.
