Ділові зустрічі вимагають планування, організації, керівництва, ведення обліку та подальшої роботи. Як ваш проект буде залежати від прийняття рішень і дій, які будуть випливати з спільних зусиль, досягнутих під час зустрічі.
Елементи, які вам знадобляться
-
Порядок денний
-
Кімната для зустрічей
Розробити порядок денний засідання. Порядок денний наголошує на всіх питаннях, які потребують обговорення для прийняття рішень, необхідних для реалізації вашого проекту або цілей. Перелічіть всі відомі проблеми в стислому форматі з пунктами. Після того, як у вас буде розроблено порядок денний, ви дізнаєтеся про ці питання, і тоді ви будете знати, кому необхідно бути присутнім на зустрічі.
Надсилайте масову електронну пошту або телефонуйте всім особам, які мають бути присутніми на засіданні, і запитайте їх про наявність з датами та часом через один тиждень, якщо у вас є декілька учасників. Тільки це може бути складною задачею з урахуванням зайнятих графіків. Після того, як у вас є доступність для всіх, перейдіть до графіків на наявні дати та час. Плануйте достатньо часу для проведення засідання і надішліть повідомлення всім учасникам про дату, час початку, час закінчення та місце зустрічі, а також копію порядку денного.
Під час підготовки до засідання, копії порядку денного роздаються всім учасникам разом з будь-якими документами, які будуть предметом обговорення. Дисплеї та презентації Power Point повинні бути готові до відображення з мольбертами та будь-якими необхідними проекторами, ноутбуками та екранами. Крім того, організатор зборів повинен бути готовий вести зустріч, а записувач повинен бути присутнім на засіданні, щоб робити записи.
Організатор / лідер зборів повинен тримати обговорення в курсі. Обговорення неминуче призведе до тангенціальних питань і обговорення за межами теми, тому лідер повинен переконатися, що дискусія згодом повернеться до пунктів порядку денного. Лідер також повинен стежити за часом і тримати обговорення, щоб вразити всі пункти порядку денного. Лідер повинен надати короткий опис пунктів порядку денного, щоб розпочати обговорення, а також задати питання або запросити учасників для отримання необхідної інформації. Лідер повинен укласти кожний пункт дії з особою, відповідальною за завершення пункту, та розрахунковий графік завершення.
Після завершення всіх пунктів порядку денного, група повинна запланувати наступне засідання за необхідності або запланувати регулярні зустрічі на узгоджений день і час.
Журналіст повинен зібрати свої записки в протоколі зустрічі, організованому у форматі контуру. Після цього проект протоколу повинен бути надісланий учасникам засідання для отримання зауважень, виправлень або змін. Остаточні протоколи засідань повинні бути розповсюджені учасникам та використані для подальших дій і як основа для наступного порядку денного за необхідності.
