Більшість компаній готують щорічний бізнес-план, який включає фінансовий прогноз, який також називають бюджетом компанії. План або бюджет є інструментом управління для надання стратегічного напрямку для компанії. Вона показує, які кроки потрібні для реалізації обраних стратегій - і скільки коштуватимуть ці кроки або дії - і прогнозує доходи і прибуток, які, як очікується, виникнуть в результаті їх реалізації. Коли фактичні фінансові результати стають доступними, як правило, наприкінці кожного місяця, ці результати порівнюються з бюджетними показниками у звітах про порівняння бюджету.
Підготовка
Фактичні фінансові результати готуються бухгалтерським відділом компанії. Бюджети також можуть бути підготовлені шляхом бухгалтерського обліку, або може бути спеціалізований відділ фінансового планування та аналізу, який відповідає за підготовку бюджету. Бюджети розроблені таким чином, що й у щомісячній бухгалтерській звітності, тому порівняння фактичних результатів з бюджетом простіше. Ці системи, як правило, автоматизовані, тому, як тільки вводяться цифри бюджету, звіти про порівняння створюються автоматично, як тільки інформація про бухгалтерський облік стане доступною.
Значення
Розбіжності між бюджетними та фактичними показниками свідчать про важливу інформацію керівництву компанії про те, як бізнес працює. В ідеалі бюджет був ретельно підготовлений, щоб він міг бути максимально точним прогнозом того, що компанія зможе досягти в наступному році. Коли звіти про порівняння бюджету показують значні відмінності, це означає, що або припущення, використані для підготовки бюджету, були помилковими, або ж бізнес-середовище змінилося від очікуваного. Звіти про порівняння бюджету дозволяють управлінській команді швидко визначити, де виникають проблеми.
Аналіз і інтерпретація
У великих компаніях з багатьма підрозділами та кількома підрозділами обсяг бухгалтерської звітності може бути величезним, а отже, обсяг звітів про порівняння бюджету також великий. Бухгалтерський або фінансовий персонал приймає ці дані і готує підсумкові звіти для вищого керівництва. Ці звіти, що готуються щомісяця, включають описові обговорення результатів та аналіз причин найважливіших відхилень. У звіті є графіки та графіки, які ілюструють ключові тенденції, які топ-менеджмент повинен переглянути та обговорити. У випадку, коли витрати перевищують бюджет, аналітики, відповідальні за підготовку звітів про порівняння бюджету, неодноразово повинні повернутися до записів журналу обліку за цей період, щоб розкрити конкретні причини відхилень. Аналіз дисперсій доходів передбачає визначення того, чи були продажу одиниць нижче, ніж передбачалося бюджетом, або ж середня ціна, отримана на одиницю, була меншою, ніж очікувалося.
Коригувальні дії
Після перегляду звітів про порівняння бюджету вищий керівний персонал повинен визначити, чи достатньо відхилень є достатніми, щоб виправдати вжиті коригувальні дії. Одна з проблем полягає в тому, чи були відхилення одноразовими незвичайними подіями або частиною повторюваного зразка. Якщо обсяг продажів на один продукт опускається нижче бюджету протягом декількох місяців, може бути зроблена зміна маркетингової стратегії для повернення продажів. В іншому випадку, дефіцит доходу може бути обумовлений факторами, що виходять за межі здатності компанії контролювати, наприклад, загальний економічний спад. Відповідь у цьому випадку може полягати в скороченні бюджетних видатків для скорочення розриву між бюджетом і фактичними результатами у найближчі місяці.Топ-менеджмент звертається до витрат, вищих, ніж передбачені бюджетом, шляхом зустрічі з керівниками, чиї відділи несуть відповідальність за відхилення, і запитують, чому вони відбулися.
