Хоча написання ділового листа не завжди складно, пам'ятаючи, що багато правил ділового етикету може бути проблемою. Складання ділового листа багатьом одержувачам може здатися складним, але ви можете зробити це з простими рекомендаціями. Дотримуйтесь етикету, який розставляє ваш лист як професійний і уважний при правильному зверненні до всіх одержувачів.
Адреси
Почніть лист, вказавши своє ім'я та адресу вгорі, а також номер телефону та адресу електронної пошти. Після подвійного пробілу вкажіть імена та адреси кожного одержувача в алфавітному порядку. Якщо один або більше одержувачів отримують листи на тій же адресі, перелічіть їхні імена разом з єдиним адресою, на якому вони отримають ваше лист.
Привітання
Привітання не змінюються з кількістю одержувачів. "Дорога" застосовується до кількох одержувачів і вважається привітанням за замовчуванням для будь-якого ділового листа. Існує не жорстке правило, коли мова йде про звернення до окремих осіб. Можна вказати кожне ім'я та окремий заголовок або об'єднати назви та вказати окремі імена. Наприклад, "містер Сміт і пан Джонс" або плюралізовані "пані Джонс і Сміт" однаково доречні. Для жінок використовуйте місіс, міс або міс для кожної особи, або за Mmes. Наприклад, "Місіс". Джонсон і Міс Сміт »і« Месдеми Джонсон і Сміт »є прийнятними.
Тіло листа
Правила ділового етикету в тілі листа, де ви вирішуєте питання, відносно прості і слідують стандартним граматичним правилам для англійської мови. Використовуйте множинні займенники для звернення до групи в цілому. Якщо є окремі питання, які ви хочете звернутися до однієї особи, зокрема, зверніться до розділу листа до цієї особи, використовуючи пряму мову, яка дозволить вам відокремити дію, до якої ви звертаєтесь від групи. Перевірте свій лист, щоб переконатися, що ви дотримувались відповідних граматичних правил.
Висновок
Укладаючи свій лист, з повагою подякуйте кожному за свій час і увагу. Виконайте це закриття, яке позначає кінець листа; це може бути "Щиро" або "З подякою". Двічі виділіть пробіл - щоб залишити місце для підпису - і знову подвоїти пробіл, перш ніж вказувати, чи є у вас додатків і до кого вони були відправлені. Надрукуйте лист і зробіть скільки завгодно ксерокопій. Підпишіть кожну копію листа, вставляйте кожен - разом з будь-якими додатками - в конверти, адресовані окремим одержувачам, і відправляйте.
