Для власників нових підприємств керування комп'ютерними файлами є завданням, яке часто відкладається або навіть ігнорується. Проте більшість компаній працюють, зберігають, отримують і зберігають багато даних у вигляді комп'ютерних файлів. Якщо це так для вашого бізнесу, вам знадобиться робоча структура файлів, підхід до іменування файлів, який легко зрозуміти та багато іншого. Сильний процес створення, зберігання, організації та резервного копіювання допоможе розширити масштаб вашого бізнесу.
Поради
-
Комп'ютерне керування файлами є потужним процесом створення, зберігання, організації та резервного копіювання вашої бізнес-інформації, яка допоможе вам розширити свій бізнес у міру зростання.
Чому управління файлами є критичним для вашого бізнесу
Якщо ви запускаєте новий бізнес, виникає спокуса не брати до уваги керування файлами. Ви, напевно, не маєте стільки комп'ютерних файлів для початку, і, безсумнівно, є багато інших нагальних питань, які вимагають вашої уваги.
Тим не менш, витрачати час на створення інтелектуальної системи управління файлами з самого початку платить дивіденди на довгі роки. Масштабована, організована система для файлів буде рости разом з вашою компанією, зберігаючи ваші файли безпечними і впорядкованими, навіть коли кількість цих файлів збільшується в геометричній прогресії.
Як альтернатива, відкладання керування файлами створює брудну, непрацюючу систему, що витрачає час і ефективність. Прийняття належної системи на цьому етапі буде надзвичайно дорогим і зазвичай включатиме дорогої консультації та додаткове обладнання.
Система керування файлами, яка легко зрозуміла, зрозуміла, просто працювати і розширюватися, є цінним діловим активом.
Створення структури файлів
Як ваш бізнес вирішує організувати комп'ютерні файли, вплине на щоденні функції, управління проектами та відносини з клієнтами на довгі роки. Якщо ви не можете швидко знайти потрібний документ і отримати його, ваша компанія може зрештою втратити клієнтів або його репутацію.
Найкращий спосіб організувати файли буде відрізнятися від бізнесу до бізнесу. Спочатку подумайте про те, як ваш бізнес буде створювати і працювати з документами, перш ніж вибрати організаційний або ієрархічний підхід.
Внутрішня структура файлів може бути широкою і неглибокою або вузькою і глибокою. Перший підхід створює численні папки верхнього рівня та менше папок. Це може призвести до збереження численних документів у декількох папках. Другий підхід передбачає декілька папок у батьківських папках. Гібридні структури також можуть бути створені для досягнення балансу між цими двома типами ієрархій. Особисті переваги та ділова необхідність повинні диктувати конкретний підхід.
Завдяки збільшенню кількості служб керування файлами, які полегшують пошук файлів за допомогою пошуку, деякі люди та підприємства взагалі відмовилися від файлових папок і скинули всі свої документи в одну головну папку. Це не рекомендується. Будь-який бізнес створить більше документів за рік, ніж можна легко управляти такою плоскою структурою. Важливо створити певну організаційну структуру файлів, що допомагає класифікувати файли, що у свою чергу полегшує їх пошук.
Яку б систему ви обрали для реалізації, вона повинна бути простою у використанні, безпечною та надійною. Подумайте про те, хто буде створювати і працювати з цими файлами, а потім подумайте, як краще задовольняти їхні потреби у роботі з файловою структурою.
Іншим ключовим аспектом простоти використання є доступність. Якщо первинним працівникам документів потрібно мати доступ до документів на мобільних пристроях, важливо задуматися над тим, як ці документи будуть перелічені, доступні та з якими працюватимуть на цих пристроях, коли ви створюєте політику керування файлами. Більше того, ви захочете застосувати підхід до керування файлами, який зберігає файли синхронізованими на всіх пристроях.
Нарешті, включіть плани резервного копіювання файлів у систему керування файлами. В ідеалі слід створити кілька резервних копій файлів. Ці резервні копії повинні зберігатися на різних комп'ютерах, принаймні один з яких не знаходиться на робочому місці. Обов'язково вкажіть, хто створює резервні копії, як часто і з якою технологією в системі керування файлами комп'ютера.
Пошук потрібних вам комп'ютерних файлів
Умови іменування та структура файлів повинні допомогти швидко знайти потрібний документ і отримати його, коли це буде потрібно. Імена файлів, що містять випадкові ряди алфавітно-цифрових символів, або навіть конвенції, такі як "ДАТА + ІМ'Я КЛІЄНТА", можуть заплутати і перешкоджати пошуку.
Імена файлів повинні мати сенс для всіх користувачів і легко визначати тип, призначення та основний вміст кожного файлу.
На додаток до узгодженого іменування файлів, розгляньте можливість додавання системи керування файлами. Це тип комп'ютерної програми, яка допомагає зберігати та організовувати файли. Він може надавати функції, які дозволяють відстежувати власників і наступних користувачів, дату створення та останню модифікацію та інші дані, які можуть допомогти вам працювати з файлами та підтримувати їх.
Служби керування файлами, такі як Dropbox та Google Drive, можуть допомогти вам, надаючи більш зручну для пошуку мапу та інтерфейс. Замість того, щоб запам'ятовувати складні файлові структури або угоди про іменування, ви можете просто шукати те, що вам потрібно.
Написання політики Вашої компанії
Після того, як буде прийнято рішення про структуру та імена, створіть проект документа для своєї компанії, в якому описуються всі специфікації для роботи з вибраними комп'ютерними файлами. Навіть якщо ви єдиний співробітник, це не завжди так. Офіційний документ, який описує політику управління комп'ютерними файлами, допоможе, якщо ви розширюватимете та наймаєте співробітників у майбутньому. Це також допоможе вашому бізнесу зберегти послідовний підхід до управління файлами та забезпечити безпеку ваших цінних файлів.
