Розробка комплексної системи управління файлами для вашого ресторану допомагає керувати співробітниками та бізнесом. Системи подвійної подачі є ефективними, особливо якщо файли зберігаються в Інтернеті. Файли можуть зберігатися у зручному для пошуку місці, наприклад, у кабінеті офісних файлів, а також можуть бути захищені чутливі персоналу та фінансові файли. Систему подачі фізичної копії слід вибирати виходячи з обсягу поданої інформації, в той час як система подання в Інтернеті має більше варіантів.
Виберіть систему подачі документів
Файли, збережені в Інтернеті, можна розділити на конфіденційні та відкриті категорії. Пароль захищає конфіденційну інформацію, наприклад, фінанси або файли співробітників. Файли, які необхідно регулярно отримувати співробітниками, можуть зберігатися в спільній папці за певними заголовками, наприклад, постачальниками, постачальниками та обслуговуванням. Файли, що зберігаються в кабінеті, можуть бути алфавітні за темою або для файлів великого обсягу, за суб'єктом з підрозділом для кожної категорії. Наприклад, файл постачальника може мати окремі алфавітні файли, які ідентифікують імена постачальників або їх компанії.
Фінанси
Розробка системи реєстрації, що дозволяє легко отримати доступ до фінансових звітів, є суттєвою для щоденних операцій, а також щомісячної, щоквартальної та річної бухгалтерської звітності, а також підготовки на кінець року та податкової звітності. Фінансова інформація повинна зберігатися в безпечному місці, наприклад, у блоці або в захищеному паролем комп'ютерному файлі. Документи включають кредиторську заборгованість та дебіторську заборгованість, нарахування заробітної плати, кредити та кредитні лінії, внутрішній і зовнішній аудит, податковий облік та щоденні надходження. Класифікуйте файли на часових шкалах, щоб ті, яких ви регулярно посилаєтеся, такі як щоденні записи про продаж, знаходяться в межах досяжності, а ті, кого ви переглядаєте періодично, наприклад квартальні звіти, знаходяться в задній частині кабінету.
Зайнятість
Організовувати порожні та завершені заявки на працевлаштування, матеріали з орієнтації та навчання, графіки роботи та письмові звіти про звіти, скарги або доганки співробітників. Останнє є корисним, якщо працівник подає скаргу на припинення, дискримінацію або домагання. Якщо файли співробітників містять записи про здоров'я та номери соціального страхування, класифікуйте файли в порядку чисельності та збережіть цифрову клавішу в іншому місці.
Продавці
Розділіть файли постачальників на категорії продуктів харчування, напоїв, пива, спиртних напоїв та ресторанів. Включіть окремі файли для поточних постачальників і потенційних постачальників. Файли повинні містити копії контрактів, форми замовлення, квитанції, структури ціноутворення, графіки доставки, імена контактів і телефонні номери. Ви можете зберігати файли постачальників біля дверей доставки або в офісі менеджера для зручності.
Страхування
Файли страхування повинні містити копії полісів, а також ім'я та контактну інформацію страхового агента, що представляє кожну політику. Включіть графік оновлення, щоб вказати, коли потрібно переглянути політику. Зберігайте копію страхових файлів за межами ділянки у разі виникнення надзвичайної ситуації.
Будівництво та обслуговування
Незалежно від того, чи є у ресторані власність або оренда, слід зберегти файл для технічного обслуговування та ремонту. Включіть список очищення, видалення сміття, утилізації, загального обслуговування, постачальників послуг з ремонту сантехніки та електротехніки. Зберігайте інформацію для обслуговування відеоігор, автоматів або торгових автоматів. Так само, як файли постачальників, технічне обслуговування та екстрені номери контактів повинні знаходитися в місці, де будь-який працівник може швидко отримати доступ до них, наприклад, підставку господині, касу, за стійкою або на кухні.
Здоров'я і безпека
Підтримуйте файл, присвячений документації з охорони здоров'я та техніки безпеки. Це включає в себе копію звітів відділу охорони здоров'я ресторану та цитування, письмові правила щодо заходів щодо здоров'я працівників, таких як миття рук, використання рукавичок і волосся і докладні інструкції з санітарної обробки обладнання. Також включайте документацію про процедури, пов'язані з обробкою, приготуванням та зберіганням харчових продуктів. Робіть копії відповідних правил та положень та розміщуйте їх у відповідних місцях, де працівники обов'язково побачать їх.
Травми та інцидент
Створіть файл, що включає звіти про ушкодження працівників та клієнтів. Задокументуйте свідків кожної події та надайте якомога більше допоміжних деталей, включаючи причину травми, дії, вчинені після травми, та результат. Включіть копії поліцейських протоколів, якщо з будь-якої причини до органів влади звернулися до ресторану.
