Для ефективного ведення бізнесу необхідно відстежувати документи. Контракти. Пропозиції. Рахунки-фактури. Рахунки. Ліцензії. Навіть у 21-му столітті, коли більшість документів є цифровими, управління файлами все ще є необхідним для забезпечення безперебійної роботи адміністративних операцій. Багато принципів управління діловими документами залишаються незмінними, незалежно від того, чи є ваша система цифрової подачі на вашому ноутбуці чи в хмарі.
Принципи керування файлами
Основний закон хорошого керування файлами полягає в тому, що система повинна полегшити пошук документів. Якщо це не так, то це не будь-яке використання.
Хороша система документообігу, незалежно від того, чи базується вона на сталевому шафі або в хмарі, повинна зробити подачу менш трудомісткою і складною; Вам не доведеться витрачати кілька хвилин на те, щоб з'ясувати, який файл цього звітного звіту про цей місяць потрапляє. Також потрібно легко отримати потрібну інформацію. Хороша подача не залежить від людей: якщо ваш адміністративний асистент або ІТ-співробітник виходить, їхня заміна повинна мати змогу з'ясувати систему. Категорії файлів повинні бути зрозумілими та легко ідентифікувати. Система повинна полегшити ідентифікацію та очищення неактивних записів.
Гнучкість також важлива, зокрема, з програмним забезпеченням. Система документообігу, яка блокує ваш бізнес в єдиному постачальнику або конкретній комп'ютерній платформі, може виявитися проблемою у дорозі.
Система також повинна бути здатною обробляти зростання. Файли неминуче накопичуються, коли ваш бізнес зростає, додає нових клієнтів і розширює персонал. Хороша система може обробляти більше даних і зберігати документи, ніж ви очікуєте.
Переваги керування файлами
Гарне управління бізнес-документами може принести конкретні вигоди для вашого бізнесу. Швидше подача та вилучення економить час і робить персонал більш ефективним і продуктивним. Якщо система зменшує помилки, це може заощадити багато часу і проблем. Це особливо вірно, якщо ви звертаєтеся до суду або проходите аудит: відсутність під рукою ключових документів може призвести до нещасного результату.
Ефективна, добре продумана система зменшує кількість разів придбання обладнання для подачі та обсягу, необхідного для його зберігання. Це також полегшує підготовку нових кадрів для подачі документів.
Цифрові та жорсткі копії
Використання цифрової системи управління файлами має значні переваги. Цифрова подача дає можливість шукати документи за ключовими словами, які можуть забезпечити необхідну вам паперову роботу в більш швидкий час. Хороша система має й інші переваги:
- Він може зберігати різноманітні типи документів, такі як файли текстової обробки, електронні листи та PDF-файли.
- Це обмежує доступ до конфіденційних документів.
- Вона контролює, хто читає, який документ.
- Якщо хтось вносить зміни, можна відстежувати їх. Якщо необхідно, ви можете скасувати їх.
- Керування, коли старі документи можна видалити.
- Доступ до документів та редагування документів з мобільними телефонами та іншими мобільними пристроями легко.
Деякі документи, однак, повинні залишатися в друкованому вигляді, навіть якщо їх сканувати та оцифровувати. Правила часто вимагають збереження копій ділових ліцензій та дозволів на папері, а не тільки в кіберпросторі. Інші документи, які варто зберегти в друкованому вигляді, включають щорічні звіти, сертифікати "ведення бізнесу як", страхові документи та векселі. Залежно від вашої роботи, можуть існувати спеціальні правила щодо зберігання документів.
Фізичні документи знаходяться під загрозою знищення від пожежі, землетрусу, урагану або просто труби, яка розбивається і затоплює офіс. Ваш бізнес повинен вжити заходів для запобігання:
- Подайте документи в чисті, безпечні, екологічно стабільні та вогнестійкі контейнери.
- Створюйте резервні копії, цифрові, мікрофіші або фотокопії.
- Знайдіть місце для зберігання копій за межами об'єкту, щоб у випадку пожежі або інших катастроф вони не відповідали подібній долі оригіналів.
- Ваше резервне місце зберігання має бути таким, до якого ви можете отримати доступ після катастрофи. Однією з переваг хмарних сховищ є те, що ви можете отримати доступ до інформації в будь-якому місці, де все ще працює Інтернет.
Індексація ваших записів
Щоб отримати максимальну віддачу від системи подачі, вона повинна бути індексована ефективно. Наприклад, стандартні категорії можуть включати податки, контракти, кореспонденцію з клієнтами, судові позови, кредиторську заборгованість та дебіторську заборгованість. Ваші паперові та цифрові файли повинні відповідати тій же схемі індексування. Це полегшить навчання працівників, щоб дізнатися, де знайти документи.
Правила видалення документів
Коли ви плануєте систему керування файлами, вам потрібно вирішити питання про хороший графік зберігання документів або керівні принципи, як довго зберігати файли. Навіть з цифровою системою подачі документів це важливо: якщо ваш бізнес продовжує розвиватися і розвиватися, в кінцевому підсумку пошук "сировинного контракту" або подібного може призвести до десятків застарілих документів.
Розклад зберігання документів повинен враховувати як юридичні, так і ділові вимоги. Якщо у вас є документи, пов'язані з вашою податковою декларацією, наприклад, рахунки за кредитними картками, що показують купівлю бізнесу, IRS каже, що ви повинні зберігати їх не менше трьох років після подання декларації. Ось як довго IRS може зазвичай озирнутися і перевірити вас. Тримайте податкові записи про працевлаштування протягом чотирьох років і тримайтеся за повернення, які вимагають витрати на поганий борг протягом семи років.
До різних записів застосовуються різні правила. Ви можете мати файли, пов'язані з дотриманням екологічних норм, Комісією з цінних паперів і бірж, федеральними і державними правилами безпеки праці та позовами про дискримінацію. Кожен регулятор має свої вимоги. Вам також потрібна політика для звичайних бізнес-записів. Наприклад, ви не бажаєте видаляти контракт, перш ніж ви завершите роботу, на яку ви підписалися. Записи, що стосуються поточного судового розгляду, не повинні бути знищені, навіть якщо це було б на користь вашої компанії.
Це ваша відповідальність, або ваша, хто керує вашою програмою, знати, які записи треба зберігати і як довго. Той, хто обробляє записи, повинен знати політику компанії і навчати всіх своїх підлеглих. Регулярні працівники також повинні знати про це. Якщо, скажімо, працівник надсилає або отримує електронний лист, який потрібно архівувати, їм потрібно достатньо навчання, щоб визнати необхідність.
Для фізичних документів подрібнення забезпечує максимальний рівень безпечного видалення. Для цифрових файлів потрібні процедури, які видаляють їх після відновлення. Тримайте звіт про відстеження записів, які ви видалили, і коли ви їх знищили.
Безпека та конфіденційність
Масові руйнування і порушення даних є рутинним фактом життя 21-го століття. Це не означає, що вони тривіальні: порушення даних може зашкодити вашій репутації, коштуватиме вам грошей або викликати хвилю судових позовів або штрафів. Навіть витік інформації в компанії може спричинити проблеми. Кілька федеральних законів вимагають, щоб, наприклад, зберігати медичну інформацію співробітників. Якщо інші працівники можуть отримати доступ до конфіденційних записів, ви могли б потрапити в світ правового болю.
Як частина налаштування системи керування файлами, необхідно реалізувати політику безпеки та конфіденційності. Здатність працівників бачити документи повинна бути на підставі необхідності знати. Доступ повинен базуватися на системі авторизації, а не просто довіряти співробітникам не дивитися на секретні документи.
Загальнодоступним є спільний доступ до документів в режимі онлайн, коли кілька співробітників працюють над одним проектом. Це відкриває ще одне вікно вразливості для виходу конфіденційної інформації. Шифрування файлів або використання системи спільного використання файлів, наприклад Dropbox, можуть допомогти запобігти витокам.
Це є ще однією причиною для того, щоб зруйнувати або видалити старі, непотрібні файли. Навіть якщо вони не користуються вашим бізнесом, вони можуть мати конфіденційну інформацію про колишніх співробітників або клієнтів, які не згодні з цим.
Якими б не були правила, важливо навчити всіх працівників не тільки в тому, як подавати та отримувати дані, але й правила конфіденційності та графік зберігання записів.
