Бухгалтерські працівники обробляють багато паперових документів і без системи подачі, офіс може швидко перетворитися на безлад. Для бухгалтерів звичайно існує безліч архівів, включаючи заблоковані, для захисту заробітної плати та іншої конфіденційної інформації. Доступ до фінансових файлів та даних має бути обмеженим - офіси не повинні розташовуватися у громадських місцях. Реалізація системи реєстрації в бухгалтерії створює певні труднощі, але її можна успішно виконати і підвищити ефективність відділу.
Налаштуйте два типи файлів. Один картотека або ящик для щоденних файлів, які зазвичай зберігаються після закінчення року. Ці файли містять більшу частину витрат і доходів. Другий тип файлів відноситься до зберігання постійних або довгострокових елементів, до яких потрібно звертатися з плином часу. Прикладами можуть бути файли для політик та процедур, контрактів, основних засобів, страхових полісів та інших документів, які не можуть бути вивезені після закінчення року.
Файл документації за типом. Витрати подаються окремо від фонду заробітної плати та інших галузей обліку. Не змішуйте і не збігайтеся. Якщо певні операції належать до більш ніж однієї області, такі як витрати та основні засоби, зробіть копії документів і покладіть документацію на обидва файли. Витрати можуть бути подані в алфавітному порядку, за назвами постачальників, тоді як файли основних засобів можуть бути класифіковані за датами придбання. Залежно від вашого бізнесу, резервне копіювання доходу подається за датою отримання або датою депозиту для полегшення згортання банків пізніше.
Використовуйте різні кольори з файлами. Наприклад, ви можете подати всі ваші витрати в червоні папки, прибуток в зеленому і контракти в жовті папки. Якщо ви шукаєте пункт доходу, прямуйте за зеленими папками, заощаджуючи час і енергію. Якщо ви бачите червоний файл, що лежить навколо, ви можете перемістити його в правильний картотеку без проблем або затримок. Координація кольорів полегшує подачу.
Поради
-
Встановіть гарячий файл, де ви кладете елементи, які потребують негайної уваги, і зберігайте їх на своєму столі.
