Заява про процедуру підсумовує мету, обсяг і встановлений спосіб дотримання встановленої політики або завершення одиниці роботи. Як вимагають строгість і складність послідовності кроків, що передує, заява процедури може варіюватися від одного речення до декількох розділів або абзаців.
Оскільки заява про процедуру є короткою інформацією щодо виконання процедури, вона не повинна бути написана до завершення процедури.
Визначте порядок та складність процедури
Переглянути завершену процедуру; забезпечити точність та повноту вмісту.
Визначте всіх співробітників відділу, відповідальних за виконання процедури.
Визначте всіх службовців відділу, відповідальних за нагляд за процедурою та виконання.
Визначте всі експонати - малюнки, схеми, бланки, екрани комп'ютерів, звіти тощо - використовувані в процедурі.
Визначте всі незвичайні або спеціальні терміни, які використовуються в процедурі.
Визначте основні цілі та результати процедури.
Проект Положення про процедуру
Визначте процедуру; назвіть назву чи назву, що вказує на зміст або використання процедури (наприклад, "Обробка скарг клієнтів").
Опишіть призначення процедури та цільову аудиторію, зазначивши конкретні посади, які відповідають за виконання.
Приклад: Ця процедура містить інструкції для представників відділу обслуговування клієнтів і керівників для запису, відстеження та вирішення скарг клієнтів за допомогою системи MS-CRM.
ЦІЛЬ Створення та спілкування представників відділу обслуговування клієнтів та стандартної практики супервізії для реєстрації, відстеження та вирішення скарг клієнтів за допомогою системи MS-CRM.
Список за назвою та в порядку появи кожного експонату, знайденого в процедурі. Наприклад:
ВИСТАВКИ: Рисунок 1: Екран входу в систему MS-CRM Рисунок 2: Екран запису скарги MS-CRM Рисунок 3: Звіт історії скарг MS-CRM
Перерахуйте в алфавітному порядку та визначте кожен унікальний або спеціальний термін, знайдений у процедурі. Наприклад:
ГЛОСАРІ Уповноважений: Представник юридичного відділу, якому призначається скарга. CCID: Унікальний дев'ятизначний номер, що ідентифікує скаргу клієнта. EXT: Код, що вказує на повернення пункту повернення пільгового періоду
Перерахуйте в алфавітному порядку за назвою роботи весь персонал, який впливає або впливає на процедуру, включаючи виконану функцію. Наприклад:
РОЛИ І ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ 1. Менеджер по роботі з клієнтами: здійснює контроль за розробкою, обслуговуванням і затвердженням процедур. 2. Представник служби обслуговування клієнтів: Виконує роботу лише у відповідності до процедури. 3. Керівник служби обслуговування клієнтів: поширює процедуру; здійснює нагляд за дотриманням та навчанням.
Поради
-
Використовуйте активний стиль написання голосу, щоб усунути мудрість. Наприклад, замість написання "Мета цієї процедури - описати …." або "Ця процедура призначена для опису …," напишіть "Ця процедура описує …".
Увага
Стандартний шаблон для процедурних заяв вже має бути на місці. Якщо ні, то слід розробити так, щоб усі заяви про процедуру мали однаковий "зовнішній вигляд".
