Комп'ютеризовані системи бухгалтерського обліку стали настільки поширеними, що навряд чи має сенс уявляти сучасні альтернативи, засновані виключно на рукописних книгах та старих машинах для додавання шкіл. Але легко стати надмірно залежними від комп'ютеризованого обліку. Перш ніж заглибитися в технологічні рішення, розгляньте потенційні пастки, що дозволяють машині та програмній програмі зберігати всі ваші дані та обчислювати суттєві числові відносини.
Якість інформації
Якість інформації, яку надає комп'ютеризована система обліку, залежить від якості інформації, яку ви вводите. Ви можете ввести кожну чек, квитанцію та рахунок-фактуру в QuickBooks, але якщо ви не налаштували свій обліковий запис QuickBooks, щоб точно відобразити тонкощі вашого бізнесу, ваші зусилля дадуть лише часткову або нерелевантну інформацію. Наприклад, якщо ваш бізнес працює з кількома типами облікових записів, таких як онлайн-магазини, вітрини для цегли та мінометів, а також прямі продажі клієнтам, дані облікового запису не будуть особливо значущими, якщо ви не відстежуєте ці категорії окремо.
Людський елемент
Хоча комп'ютеризовані системи обліку використовують технологію для розрахунку суми та зберігання інформації, ці дані повинні вводитися людиною, і ці люди повинні бути навчені. Навчання персоналу на програмному забезпеченні може бути дорогим, а знання потрібно регулярно оновлювати, оскільки комп'ютеризовані системи обліку змінюються, іноді щороку. Помилки відбуваються на багатьох етапах кривої навчання, і комп'ютеризована система з формулами, які будуються один на одного, ймовірно, поєднає, здавалося б, прості помилки, роблячи джерело проблеми ще важче знайти.
Витрати на технологію
Практично кожен аспект комп'ютеризованої системи обліку є дорогим. Комп'ютери експоненціально дорожче, ніж паперові книги, а програмне забезпечення, необхідне для даних бухгалтерського обліку, додає додаткові витрати, які часто потрібно щорічно оновлювати або оновлювати. Можливо, вам доведеться викласти кошти на ремонт, або найняти професіоналів для навчання, спеціального програмного забезпечення або розплутати особливо складні невдачі.
Безпека і перманентність
Комп'ютеризовані системи обліку є вразливими до питань кібербезпеки. Системи, засновані на хмарі, віддалено зберігають інформацію про вашу компанію, де її можна зламати. Ваша система може бути заражена вірусом, який руйнує або пошкоджує інформацію. Комп'ютери також періодично виходять з ладу, тому, якщо ви не будете особливо ретельними щодо створення резервних копій файлів, ви можете втратити багато годин роботи. Таким чином, хоча комп'ютеризовані системи обліку організовують інформацію і роблять розрахунки швидко і ефективно, вони можуть створити помилкове почуття безпеки. Суть в тому, що вони ніколи не можуть повністю стояти за прямі знання систем або знайомство з перших рук з деталями вашої операції.
