Як і в багатьох інших сферах сучасного життя, комп'ютери трансформували спосіб ведення бухгалтерського обліку, як для особистих фінансів, так і для малого та великого бізнесу. Замість того, щоб робити нескінченні рядки ручних записів і робити розрахунки вручну, комп'ютери зробили більшу частину процесу обліку автоматично після введення базових даних. Але комп'ютеризований бухгалтерський облік не безперечний, а плюси і мінуси повинні розглядатися перед використанням комп'ютеризованого обліку.
Підвищена продуктивність
Комп'ютери славляться ефективністю, і облік не є винятком з цього правила. Використання комп'ютеризованого обліку виключає дублювання записів, написання рукописних книг та записок, а також ручні розрахунки, заощаджуючи час працівників і дозволяючи тим самим співробітникам обробляти велику кількість операцій і звітів.
Автоматизована генерація звітів
Замість того, щоб примушувати створювати стандартні фінансові звіти вручну кожного разу, коли вони потрібні, комп'ютеризований облік передбачає майже миттєве створення стандартних звітів, таких як залишки на рахунках, пробні баланси, головні книги, звіти про прибутки та збитки та інші типові вимоги до звітності.
Покращена точність
Оскільки для точного обліку потрібні багато обчислень, комп'ютери є ідеальним рішенням для людської помилки. Хоча у введенні даних можуть виникати помилки, розрахунки комп'ютера підвищать точність і надійність звітів компанії.
Гнучкість і своєчасність
Комп'ютеризований облік відрізняється маніпуляцією даними і забезпечує гнучкість у звітності та аналізі даних, які не можуть збігатися з обліком вручну. Більше того, якщо дані вводяться своєчасно, можна негайно створити оновлені звіти, які включають останню інформацію компанії.
Простота захисту даних
У разі пошкодження даних або пошкодження або втрати звітів комп'ютеризований облік забезпечує миттєве відновлення з резервної копії, гарантуючи, що критична інформація не втрачається. Цифрові резервні копії можуть підтримуватися на або поза місцем для додаткового захисту важливої інформації.
Задоволення персоналу
Усуваючи велику частину рутинної роботи, пов'язаної з ручним обліком, комп'ютеризований облік дозволяє персоналу зосередитися на більш широких завданнях і зводить до мінімуму час, витрачений на нудні, повторювані завдання, такі як ручні розрахунки. Як наслідок, співробітники можуть розраховувати на більшу задоволеність роботою.
Початкові витрати
Незважаючи на багато переваг, одним з недоліків комп'ютеризованого обліку є первісна вартість створення системи. Хоча ціна комп'ютерів різко знижується з року в рік, бухгалтерське програмне забезпечення залишається дорогим і може коштувати тисячі доларів.
Навчання персоналу
Комп'ютеризовані системи бухгалтерського обліку також вимагають спеціальної підготовки програмного забезпечення для персоналу, що приносить додаткові витрати на навчання для бізнесу і збільшує час, необхідний для розгортання системи, перш ніж він може бути використаний.
Надійність
Комп'ютеризовані системи обліку за своєю природою є вразливими до таких питань, як комп'ютерні віруси, відмови електроенергії та збої обладнання, які можуть вплинути на надійність та доступність системи. Виправлення комп'ютерних проблем призведе до втрати часу та продуктивності.
Проблеми розгортання
Суттєві труднощі для бізнесу можуть виникнути внаслідок неналежного налаштування бухгалтерського програмного забезпечення або вибору неправильного пакету програмного забезпечення для задоволення потреб бізнесу.Неправильна або неточна звітність може спричинити втрату часу для виправлення проблеми або розгортання нового програмного рішення.
