Протягом робочого місяця компанії бухгалтери вносять декілька записів до системи обліку. Деякі з цих записів відбуваються як записи у журналі, що називаються «записи в журналі», що безпосередньо подаються до головної книги. Деякі з цих записів, коли вони введені протягом одного місяця, повинні скасуватись у наступному місяці, щоб очистити рахунок. Однією з областей, до якої це стосується, є щомісячні нарахування.
Скасування записів
Вхід, який вимагає сторнування, включає суми, внесені в систему обліку для розподілу витрат, що охоплюють два звітні періоди. Наприклад, якщо рахунок-фактура для виплати лише позики, що виплачується тільки за кожний місяць 15-го, тільки половина запису стосується поточного місяця, а інша половина запису стосується наступного місяця. Для врахування цієї трансакції бухгалтер буде витрачати половину суми в поточному місяці і внести коригуючий запис для другої половини суми. На початку наступного місяця бухгалтеру потрібно було б змінити вхідний запис, щоб очистити рахунок. Перевагою використання сторонніх записів є те, що він дозволяє бухгалтеру відображати витрати в період, в якому вони відбуваються.
Нарахування
Бухгалтери створюють записи для не отриманих позицій витрат. Наприклад, якщо клієнтові виставлено рахунок у розмірі 500 доларів США, але потрібно сплатити продавцеві 100 доларів за завершення роботи за цим рахунком-фактурою, то він не отримав рахунок-фактуру постачальника. Мета полягає в тому, щоб забезпечити, щоб за отриманий дохід також були зафіксовані витрати. За місяць, за який ви виставили рахунок клієнту $ 500, ви отримаєте витрат у розмірі 100 доларів для постачальника, що вимагає скасування запису в наступному місяці. Проте, коли ви накопичуєте та скасовуєте записи, ви не можете забути зробити запис щодо сторнування або ваш рахунок витрат буде завищеним. Недоліком використання реверсивних записів є можливість того, що ви забудете їх зробити.
Подвійна робота
Здійснення скасування записів вимагає системи для відстеження їх, щоб забезпечити їх успішне завершення. Не відстежуючи скасування записів у електронній таблиці, ви не знаєте, що скасувати в наступному періоді. Системи бухгалтерського обліку, які вимагають вводити записи в зворотному порядку, вимагають вручну бухгалтера. Для кожного внеску, який вимагає скасування в наступному періоді, бухгалтер повинен зробити два записи, по одному в кожному періоді. Це може бути громіздким завданням і вимагає відстеження будь-яких помилок, оскільки суми, внесені в один період і скасовані в наступному, повинні бути однаковими для нуля.
Занижені або занижені рахунки
Іншим недоліком використання реверсивних записів є те, що помилки можуть завищувати або занижувати обліковий запис. Хоча нарахування дозволяють бухгалтерові належним чином відстежувати понесені, але не отримані доходи або витрати, забуваючи скасувати запис, вони можуть закінчитися переоціненою або заниженою сумою на рахунку, оскільки запису про скасування не було.
Більше записів, більше помилок
Використання реверсивних записів подвоює роботу бухгалтера, і шанси на помилки збільшуються, коли ручна робота зростає. Найбільш ефективною може бути система, яка забезпечує автоматичне скасування накопичених записів, оскільки оригінальний запис повинен бути зроблений лише один раз. Хоча бухгалтер все одно перегляне реверсивні записи, їй не доведеться подвоїти свою роботу.
