Рахунки-фактури надають компаніям можливість отримувати оплату за свої послуги та надавати належні записи для споживачів, які вони можуть використовувати для бюджетування та оподаткування. При форматуванні вашого рахунку-фактури, включаючи потрібну інформацію та розділи, можна заощадити час, гроші та плутанину.
Вирішіть, що ви будете використовувати для створення рахунка-фактури. Програмне забезпечення для обробки текстів або електронних таблиць може виконувати завдання. Все залежить від того, що вам зручніше. Існує також безліч шаблонів, доступних через Microsoft Word і Excel, а також в Інтернеті, які можна пристосувати до потреб вашої компанії.
Включіть інформацію про компанію та дати, пов'язані з рахунком-фактурою. Якщо ваш клієнт завжди цікавиться, як з вами зв'язатися, ваш рахунок-фактура надає все, що потрібно знати. Вкажіть своє ім'я, адресу, номер телефону, веб-адресу та адресу електронної пошти. Також не забудьте вказати дату видачі рахунка-фактури, а також дату платежу.
Вкажіть інформацію про споживача: ім'я, адресу, номер телефону, адресу електронної пошти та ідентифікаційний номер клієнта, якщо це необхідно. Це дозволяє вам бути впевненими, що потрібна особа отримує рахунок-фактуру і нагадує клієнта, щоб оновити свою особисту інформацію, коли це необхідно.
Включіть інформацію, важливу для споживача, наприклад номер посилання, деталізований список зборів з коротким описом, включаючи податки, і загальну суму. Це не тільки показує клієнту, що вона придбала, але й захищає вас у випадку, якщо клієнт стверджує, що ви не виконали свою обіцянку щодо конкретної послуги.
Перерахуйте варіанти оплати. Чітко пояснюючи свої очікування та варіанти оплати клієнта, ймовірність того, що рахунок буде виплачений швидко та належним чином, збільшиться. Це також заощаджує час, оскільки відповідає на запитання, які, як правило, запитують по телефону або електронною поштою.
