Коли компанія купує техніку, транспортні засоби, програмне забезпечення або інші предмети, які кваліфікуються як активи через їх довгострокову придатність, вони розглядаються як капітальні витрати. Через значні витрати більшість компаній заздалегідь планують ці покупки; але коли техніка руйнується або нова технологія дає можливість компанії оптимізувати процеси, витрачати великі суми грошей треба зважувати на корисність покупки. Щоб створити політику щодо цих витрат, керівництво має вивчити історію витрат компанії та зробити відповідні висновки.
Перегляньте попередні бухгалтерські записи, щоб визначити будь-які схеми витрат на виробництво засобів виробництва та оцінити щорічні незаплановані витрати через заміну обладнання.
Створити шаблон бюджету, який включає минулий досвід і заплановані витрати. Оцініть відсоток незапланованих капітальних витрат і включіть допуск на ці позиції.
Визначте, як у минулому були прийняті рішення щодо незапланованих витрат, і відзначте, як були сформульовані успішні рішення.
Записати процедури для визначення капітальних витрат, які будуть внесені до бюджету, включаючи шаблони пропозицій (заявки на пропозицію), вимоги щодо ставок, вимоги до оплати, документацію про необхідність і перелік відгуків і схвалень, які повинні відбуватися до включення статті витрат до бюджет.
Напишіть список дій, що охоплює рішення про незаплановані витрати. Необхідно включити належну перевірку, що застосовується до бюджетних видатків, а також систему для порівняння очікуваних витрат з допущеннями доходу та оцінки рівня ризику, пов'язаного з витрачанням цих коштів.
Організуйте свою політику з вступом із зазначенням цілей політики, розділу, що охоплює заплановані капітальні витрати, та процесу включення їх до бюджету, розділ про незаплановані капітальні витрати і як вони повинні бути оцінені, а також політику для визначення суми надбавки до незапланованих капітальних витрат, які повинні бути включені до щорічного бюджету.
Поради
-
Політика лише настільки хороша, як її застосування. Під час створення вашої політики вимагайте від усіх керівників, які можуть бути зачеплені, брати активну участь у її формулюванні та отримувати письмові схвалення на кожний основний елемент політики.
Увага
Будьте готові змінити свою нову політику, коли виникають випадки. Контроль за ризиком здійснення незапланованих капітальних витрат передбачає наявність сильного та чутливого відділу бухгалтерського обліку, який може надавати точну фінансову інформацію в момент оприлюднення.
