Системи реєстрації медичних записів дозволяють постачальникам зберігати інформацію надійно і ефективно отримувати її. Системи подачі також захищають дані, що ідентифікуються пацієнтами. Тип інформаційної системи охорони здоров'я, яку використовує постачальник, часто залежить від типу об'єкта, його розміру, кількості пацієнтів, які він лікує, та обсягу записів, які він зберігає. Менші об'єкти, які надають спеціалізований догляд за меншою кількістю пацієнтів, можуть обрати паперові документи, тоді як великі організації з декількома відділеннями та місцями можуть використовувати електронні записи. Деякі доглядачі використовують гібрид паперових та електронних систем реєстрації медичних записів.
Медичні записи: Добре для пацієнта та провайдера
Медичні записи підтримують якісний догляд за пацієнтами і допомагають забезпечити належну оплату тим, хто надає допомогу. Документовуючи симптоми, діагнози та лікування, лікарі можуть використовувати медичні історії, щоб допомогти пацієнтам залишатися здоровими і швидше одужати від хвороб. Вони також можуть отримувати зарплату швидше, тому що страхові компанії часто вимагають докази якісної допомоги.
Стандарти перенесення медичного страхування та підзвітності (HIPAA) допомагають захистити вашу конфіденційність, надаючи рекомендації щодо того, що, коли і як можна поділитися інформацією про вашу допомогу. Всі медичні працівники зобов'язані дотримуватися цих стандартів, незалежно від типу системи подачі, яку вони використовують. Щоб поділитися певною інформацією, вони повинні отримати вашу письмову згоду та підписану форму випуску. Наприклад, ваш сусід не може подзвонити вашому лікареві і з'ясувати, якщо ви пацієнт, не кажучи вже про те, чому ви бачили лікаря. Навіть ваша дружина потребує підписаної форми звільнення, щоб мати можливість поговорити з вашим лікарем. Страхові компанії мають доступ до обмеженої інформації, як, наприклад, страхові коди, але не мають ніякої інформації про вашу допомогу.
Паперові системи: організовані за алфавітом або чисельно
Системи подачі паперових медичних записів займають багато місця. Полиці, шафи і висувні ящики з кольоровими папками є звичайним явищем.
Такі системи змінюються залежно від кількості лінійних дюймів для зберігання записів і способу організації записів. Записи зазвичай організовуються за алфавітом або чисельно.
Чисельні системи подачі включають наступне.
- Пряма або послідовна подача: Медичні записи подаються у хронологічному порядку за кількістю пацієнтів (тобто дату у записі дату-місяця року).
- Термінальна цифра подачі: Також відома як система зворотного числового подання, це протилежна прямолінійній цифровій, у якій записи сортуються за останніми цифрами (тобто рік у записі дату-місяця року).
Паперові папки зазвичай зберігаються за закритими дверима і в заблокованих ящиках. Службові працівники відстежують запити щодо записів і розташування записів, наприклад, через систему виселення, яка вимагає, щоб хтось підписав запис. Лише керівники можуть отримати доступ до записів за годинами, якщо це необхідно.
Система електронних документів: простіше ділитися
Електронна медична картка є цифровою версією паперової діаграми, яка містить історію пацієнта в межах однієї практики. Провайдер використовує ЕМІ для ідентифікації пацієнтів для профілактичних візитів та скринінгу, моніторингу здоров'я пацієнтів, відстеження даних та поліпшення якості медичної допомоги.
За допомогою EMR користувач може отримати доступ лише до конкретної інформації, необхідної для запису. Наприклад, якщо користувачеві не потрібно переглядати повну історію хвороби, система надає доступ лише до інформації, необхідної для виконання своєї роботи. Системи ЕМІ використовують заходи безпеки для запобігання доступу неавторизованих користувачів до захищеної інформації про здоров'я, як історії хвороби. Це допомагає забезпечити дотримання стандартів HIPAA, водночас дозволяючи легко отримати доступ до схвалених сторін.
Надійні електронні медичні записи також включають адміністративні та платіжні дані. ЕМВ можуть розподілятися між практиками, щоб поліпшити якість медичної допомоги, але обмін записами між постачальниками та установами все ще має здійснюватися згідно з правилами HIPAA. Основні постачальники програмного забезпечення, такі як Cerner, Epic, McKesson і Meditech, надають системи реєстрації, які дозволяють користувачам отримувати інформацію для окремих пацієнтів, шукаючи їх за назвою. Електронні системи подачі документів також дозволяють користувачам переглядати інформацію для груп пацієнтів, таких як пошук спільних демографічних даних або медичних історій, щоб вони могли покращити здоров'я спільнот - наприклад, шляхом визначення того, хто має належне для імунізації.
Гібридні системи: об'єднання електронних та паперових записів
Деякі медичні практики використовують електронні записи та паперові записи. Вони можуть друкувати цифрову інформацію, сканувати паперові записи та отримувати інформацію з будь-якого типу системи, так що їхні електронні та паперові системи сумісні.
Наприклад, деякі практики, які використовують ЕМР, оновлюють свої файли шляхом сканування паперової інформації. Або вони надрукують інформацію з електронного запису, щоб постачальник послуг міг мати його на папері під час лікування пацієнта.
Політика та процедури установи повинні визначати, які частини запису будуть на паперових носіях і які частини зберігаються в електронному вигляді. Всі нові записи подаються у відповідному форматі. Якщо частина запису базується на папері, вона повинна посилатися на місцезнаходження електронної частини.
