Фізичні особи та підприємства мають різноманітний вибір, коли йдеться про обладнання для подачі. Деякі опції забезпечують високий рівень безпеки, в той час як інші можуть вмістити велику кількість файлів. Кількість вашого простору, чутливість файлів і ваші переваги для фізичних чи електронних записів впливають на ваш вибір обладнання для подачі.
Обладнання для фізичної подачі
Шафи для зберігання
The картотеку є головним продуктом офісу. Чотири ящики, що дозволяють зберігати файли збоку, стандартні. За словами Смеада, компанії з управління документами, картотеки є корисними, якщо потрібно зберігати записи в безпеці. Тому що ці шафи можуть бути заблоковані, компанія може обмежити доступ до конфіденційних файлів в той же час дозволяючи співробітникам і відвідувачам входити до кімнати.
З усіх варіантів обладнання для фізичної подачі, шафи, як правило, є Найдорожчий і мають найбільше обмежені можливості. Smead відзначає, що чотири ящики подачі кабінету, який займає 6-футів на 24-футової області подачі може містити приблизно 8,448 папок.
Відкрийте Стелажі
Альтернативою для картотеки є відкриті стелажі. Одиниці подібні до відкритих книжкових шаф і спеціально розроблені для висоти та ширини папок. Конструкція дозволяє користувачам легкий доступ до файлів і може бути стаціонарний або бути мобільний якщо ролики прикріплені до дна.
Відкриті стелажі економить на просторі і грошах. Смеда зауважує, що обладнання для подачі шельфу зазвичай є три рази менш дорогими, ніж картотеки. У порівнянні з картотекою з чотирма ящиками, семиступінчаста відкрита стелажна система має 80 відсотків більше можливостей. Мобільні стелажі можуть бути розміщені в більш високій щільності і пропонують на 405% більше потужності, ніж шафи.
Поради
-
Крім обладнання для подачі, вам також знадобиться постачання подібно до файлових папок, міток і кінцевих вкладок, щоб зробити фізичну систему належним чином функціонувати.
Цифрове обладнання для подачі
Зовнішні пристрої
Для зберігання файлів зручно використовувати внутрішній жорсткий диск комп'ютера, але ви ризикуєте втратити інформацію, якщо жорсткий диск пошкоджений або фізично пошкоджений. Щоб зменшити цей ризик, користувачі можуть захотіти створити резервні копії даних на зовнішньому пристрої. PC World рекомендує створювати резервні копії критичних файлів на зовнішній жорсткий диск і використання a флеш-накопичувач для передачі файлів за потребою.
Поради
-
Користувачі також можуть створювати резервні копії даних у хмарі, наприклад, на Диску Google або Dropbox, що не потребує додаткового обладнання.
Сервери
Підприємства, які хочуть мати декілька сторін, щоб мати доступ до одних і тих самих даних, можуть захотіти інвестувати в сервер. Сервери працюють як центральне сховище для файлів багатьох користувачів. PC World зазначає, що підприємства можуть розміщувати на сервері багатокористувацькі програми - наприклад, бази даних і системи планування ресурсів підприємства. Це полегшує велику кількість людей мати доступ до тих самих файлів. Для додаткового захисту даних на сервері можна створювати резервні копії на зовнішній пристрій або хмару.
Фізичні сервери виглядають як ПК високого класу. Крім того, підприємства можуть вибрати a служба хостингу в хмарі - Веб-сервіси Amazon, Windows Azure і Rackspace Cloud Services - всі параметри, які не потребують фізичного сервера.
