Як ви вирішите організувати файли офісу, важливо вплинути на ефективність і продуктивність. Система подачі документів повинна базуватися на тому, як файли використовуються в офісі, які особливості файлу найчастіше згадуються і як запитуються файли. Відповіді на ці питання допоможуть вам визначити найкращу систему для організації файлів.
Елементи, які вам знадобляться
-
Кабінет подачі
-
Папки файлів
-
Мітки файлів
Визначте, чи організовуватимете файли в алфавітному порядку за об'єктом, чисельно, використовуючи заздалегідь визначену систему нумерації або хронологічно за датою створення або датою. Створення тимчасових і постійних файлів. Тимчасові файли є поточно активними файлами, які мають кінцеву дату, коли цей файл може бути знищений або розміщений з архівованими файлами. Приклади тимчасових файлів включають поточні проекти, предмети дій та матеріали, які необхідно прочитати. Постійні файли не доступні так часто, але повинні зберігатися в архівах для подальшого використання.
Запишіть назви та визначення міток у документі, на який можна посилатися. Наприклад, якщо ви використовуєте чисельну систему реєстрації, запишіть тему кожному номеру, що відповідає, і перелічіть приклади документів, які будуть включені до цієї теми. Це допомагає підтримувати послідовність під час подачі документів.
Створюйте палі для тимчасових документів, постійних документів і сміття. Сортувати документи перед тим, як їх включити в систему подачі. Не записувати, що не потрібно зберігати.
Виберіть місце збереження файлу. Ви можете вирішити, що тимчасові активні файли потрібно подавати в ящик столу, де вони легко доступні. Файли, розподілені між персоналом, мають бути розташовані в офісі. Якщо ви працюєте з файлами, які мають бути захищені, наприклад, файли, що містять особисту інформацію клієнта, скористайтеся кабінетом для блокування файлів і визначте, хто в офісі матиме доступ.
Створіть свої файли. Позначте файли за допомогою алфавітної, цифрової або хронологічної системи. Пам'ятайте, що хоча ви бажаєте бути конкретними з назвами міток, ви також хочете, щоб назви були достатньо широкими, щоб охопити кілька типів документів. Наприклад, замість маркування файлу з певною назвою зустрічі створіть файл для зустрічей, які були присутні протягом року, і зберігайте в ньому всі відповідні документи. Це заважає вам створювати численні файли, в яких буде зберігатися лише один або два документи.
Поради
-
Запам'ятати простий завжди краще. Намагайтеся уникати складних систем подачі, які вам і персоналу важко запам'ятати. Використовуйте файли для встановлення конкретних завдань, таких як оплата рахунків або виставлення рахунків. Упорядковуйте свій файл у вашій групі за місяцями або днями залежно від завдань і очистіть файл, оскільки завдання будуть завершені або відкидаючи документи, або переміщуючи їх у постійний файл.
