Подача є однією з тих важливих завдань, які ніхто з нас не любить робити. Під час створення нової системи реєстрації ви хочете зробити це таким чином, щоб її можна було легко використовувати. Деякі люди люблять налаштовувати свою систему за алфавітом, а деякі - за цифрами. Інші встановлюють її за категоріями, а потім за алфавітом. Виберіть, що працює для вас.
Елементи, які вам потрібні
-
Кабінет подачі
-
Вкладені файли маніли
-
Дільники картонні вкладки
-
Тонкий маркер точки
Організуйте такі категорії, як оренда або іпотека. Виділіть файли для вашого будинку, комунальних послуг та приладдя. Пройдіть всі документи. Дайте кожному предмету категорію. Намагайтеся, щоб ваші категорії збігалися з категоріями IRS, це полегшує роботу в кінці року.
Зробіть роздільник для кожної категорії. Напишіть на дільнику, якою категорією вона є. Відкладіть їх убік.
Коли ви сплачуєте рахунок, напишіть дату, на яку ви його сплатили, на частину рахунку, який ви зберігаєте, або на квитанцію. Якщо ви використовуєте чеки, напишіть номер чека та суму, сплачену на квитанції. Якщо ви платите в електронному вигляді, напишіть номер підтвердження та суму, сплачену на нього. Датуйте всі ваші документи на дату, коли ви працювали на ній, навіть якщо це не рахунок. Прикладами інших документів можуть бути банківське узгодження, рахунки-фактури для замовлень і рахунки, що надсилаються клієнтам. Потім задокументуйте кожну квитанцію або папірці у своїй системі бухгалтерського обліку. Quickbooks і Microsoft Money мають відмінні програми для бухгалтерії малого бізнесу.
Налаштуйте папку manila для кожної окремої частини категорії, яку ви перерахували на кроці 1. Наприклад, категорія "Утиліти", а папки - ABC Electric, CITY вода і каналізація, та Інтернет-з'єднання INT. Якщо у вашому бізнесі є постачальники, налаштуйте окремі файли для кожного постачальника. Налаштуйте файли для кожного з ваших клієнтів. Пройдіть кожну категорію та налаштуйте всі окремі папки.
Налаштуйте файл для кожного співробітника. Оскільки більшість малих підприємств не мають відділів кадрів для роботи з працівниками та ведення записів про них, вам потрібно буде зберігати принаймні простий файл на них. Розмістіть їхні платні записи. Задокументуйте будь-яке завершене навчання. Зберігайте копії ліцензій, якщо вони потрібні. Ви також бажаєте задокументувати будь-які спори, які вони могли мати з вами. Запишіть, про що йшла суперечка і який результат.
Зберігайте окремий файл для своїх квитанцій, коли ви купуєте щось для свого бізнесу. Документуйте їх у своїй першій книзі. Потім потрібно помістити їх у файл. Раз на місяць переходьте через файл квитанції та розміщуйте їх у потрібному файлі та категорії. Ви можете скріпити місячні квитанції разом і написати на них місяць. Навіть якщо ви використовуєте кредитну картку, це додаткова документація, якщо ви будете перевірятися IRS.
Розташуйте роздільники категорії в шафі для документів за алфавітом. Алфавізуйте кожну з папок у цій категорії. Розташуйте їх за дільником. Пройдіть кожну категорію та подайте їх.
Поради
-
Ви можете налаштувати будь-яку систему подачі документів, щоб полегшити її використання. До тих пір, поки ви зможете швидко знайти інформацію, це хороша система реєстрації.
