Багато людей думають, що адміністратор і секретар мають однакову роботу, ті ж обов'язки і дві назви посад є взаємозамінними. Причина, чому люди дотримуються цього припущення, полягає в тому, що і секретарі, і адміністратори часто відповідають на телефони і виконують канцелярські завдання. Дві робочі місця абсолютно різні, оскільки секретар і адміністратор мають різні ролі та вимоги.
Секретар
Обов'язки секретаря відрізняються залежно від типу секретаря та розміру організації. Тенденції бізнесу змінилися з технологічним прогресом. У минулому кожен менеджер мав власного секретаря. За допомогою електронної пошти та автоматизованої голосової пошти секретар може працювати для декількох менеджерів. У маленькій компанії може бути один секретар для всіх менеджерів. Вона обробляє всю пошту, планує зустрічі, наказує постачання і відповідає на телефон. Якщо секретар працює тільки для одного або двох керівників, їй часто надають додаткові обов'язки, подібні до обов'язків адміністратора. Наприклад, секретар з людських ресурсів може перевіряти посилання. Секретар, як правило, повинен мати принаймні диплом про середню освіту, і багато офісів вважають за краще наймати тих, хто має гуманітарний ступінь, секретарську підготовку або ступінь або сертифікат з адміністративної школи підтримки. Секретар повинен також мати швидку швидкість друку, знання комп'ютерів і комунікації, а також навички людей, повідомляє Державний університет.
Приймачі
Приймальник - це той, кого ви бачите першим, коли ви заходите у двері бізнесу. Секретарка вітає відвідувачів, відповідає на телефон, пише листи та документи та зберігає прийомну зону в робочий день. Портьє також може підписати відвідувачів у і з бізнесу, сортувати пошту, вести журнал відвідуваності працівників і коректувати листи, звіти та повідомлення електронної пошти. Диплом середньої школи, як правило, кращий. Але, якщо ви розумні і мають дружнє поведінку і зовнішній вигляд, роботодавці часто цінують ті якості перед формальною освітою. Деякі компанії пропонують навчання на робочому місці приймальникам, повідомляє Державний університет.
Відмінності в відповідальності за роботу
Частиною обов'язків секретаря є привітання відвідувачів компанії; секретар зазвичай не відповідає за привітання відвідувачів. Секретар може привітати відвідувачів, але тільки якщо вони відвідують одного з конкретних менеджерів, для яких працює секретар. Секретар працює спеціально для одного або декількох менеджерів. Приймач представляє всю компанію і не працює спеціально під будь-яким. Секретар міг би мати додаткові обов'язки, такі як планування зустрічей, замовлення товарів, організація поїздок і обробка дрібних грошей. Він також може мати додаткові обов'язки в залежності від його типу, наприклад, юридичні, фінансові або маркетингові. Обов'язки адміністратора - загальне - привітання, відповідь на телефони, сортування пошти та інші дрібні обов'язки, визначені компанією.
Інші відмінності
Стійка ресепшн часто знаходиться в найбільш помітній області компанії. Вона є першою людиною, яку ви бачите, коли входите в компанію. Офіс секретаря або район часто знаходяться поблизу керівників, для яких вона працює. Крім того, секретар, як правило, повинен мати принаймні диплом про середню освіту і навіть сертифікат або диплом про коледж. Для адміністратора, диплом середньої школи є кращим, але не завжди необхідним. Станом на 2009 рік середня щорічна заробітна плата для адміністраторів та інформаційних службовців становила 26 010 доларів США, середня щорічна зарплата секретарів нижчого рівня становила 31 060 доларів США, а середня щорічна заробітна плата для виконавчих секретарів та адміністративних помічників становила 44 010 доларів, повідомляє Бюро статистики праці.
