Зберігання інформації у файлових шафах є відмінним способом зберегти організацію. Щоб стати ще більш організованими, використовуйте висячі папки, щоб повісити файли в картотеці. Більшість ящиків для файлових кабінетів обладнані гратами уздовж сторін, щоб можна було повісити файли. Висячі папки зберігають всі файли у вертикальному положенні, щоб папери не випадали і не були замінені. Висячі файли також ковзають по смужках у файлових ящиках, щоб легко отримати доступ до інформації.
Перевірте файлові шафи, щоб переконатися, що ви можете зависати в них файли. Деякі шафи для файлів поставляються з решітками, які прикріплюються до сторін ящиків для підвішування файлів, в той час як інші мають вбудовані місця для підвішування файлів на сторонах ящиків. Зберіть панелі для висячих файлів, якщо потрібно.
Придбайте коробки з висячими папками з магазину канцелярських товарів. Вони набагато більш важкі, ніж звичайні файлові папки і мають металеву смугу через верхню частину з гачками на обох кінцях. Вони також поставляються в різних кольорах і розмірах. Не забудьте отримати висячі папки, які вміщуються у вашому кабінеті. Наприклад, не купуйте папки правового розміру, якщо ваш файловий кабінет не є достатньо великим, щоб утримувати їх.
Зробіть вкладки для висячих папок. Більшість висячих папок постачаються з пластиковими вкладками, завдяки яким ви можете створювати ярлики для них. Створіть певну мітку для кожної папки, щоб не потрібно шукати речі. Ярлики роблять все надзвичайно організованим і легким для доступу. Як правило, етикетки скочуються в пластикові вкладки, а вкладки можна вставити в отвори у внутрішній верхній частині папок. Порушуйте вкладки вздовж вершин папок, щоб усі вкладки можна було легко побачити, коли відкриваються ящики.
Покладіть документи або інші документи в папки. Документи можна розміщувати безпосередньо в папках, що висять, або ви можете віддавати документи в звичайні папки, а потім розмістити ці папки у висячих файлах.
Надішліть папки, що висять, у висувні ящики та переконайтеся, що бокові гачки утримуються на висувних ящиках. Повісьте папки з виступами. Розташуйте їх логічним способом - в алфавітному порядку або в порядку дати, наприклад.
