Більш ніж колись, сьогоднішні менеджери повинні бути ефективними комунікаторами - не тільки з тими, кого вони бачать лицем до лиця, але й з тими, хто працює з домашніх або супутникових офісів. Якщо вам доведеться представити двох людей, які «зустрінуться» по електронній пошті, ви зробите те, що стало відомим як «віртуальне вступне слово». Без користі міміки та перегинів, важливо, щоб ви прийняли відповідні тони та обережно вибирайте слова, припускаючи, що вони будуть розглянуті так багато для того, що ви включаєте, як те, що ви хочете опустити.
Знайте свою аудиторію, але залишайтеся вірними своїй меті. Перша людина повинна бути введена перша, друга друга, тому обережно вибирайте замовлення. Наприклад, якщо ви вводите письменника та редактора, які будуть працювати разом над проектом, доцільно було б спочатку представити головну особу. Якщо обидві особи збережуть рівний статус, але один має більше стажу, спочатку згадайте цю людину.
Почніть з пояснення, чому ви робите вступ. Виберіть тон, який відображає вашу місію, знаючи, що він також може встановити характер відносин, які ви намагаєтеся підробити. Ваш тон також повинен відображати ваш стиль управління і тонко передати ваші очікування. Наприклад, ви можете сказати, що ви "раді налагодити зв'язок між двома талановитими членами команди, які в іншому випадку ніколи б не мали шансу працювати разом".
Приділяйте кожному людині рівний час, виділяючи ключові моменти щодо їхнього походження та відповідних талантів. Ви можете написати один абзац про кожну особу, закінчуючи контактною інформацією цієї особи. Тримайте очі під наглядом; якщо витісняєте одну людину, не забувайте про інше.
Заявіть свої очікування. Якщо ви хочете, щоб вони говорили по телефону, скажіть так. І дати їм термін для цього. Призначте одну особу, щоб взяти на себе ініціативу та повідомити вам, що вони успішно зробили контакт.
Закрийте віртуальне введення на позитивній ноті - імовірно, так само, як ви його почали. Підкреслюйте свої надії на виробничу співпрацю. Якщо ви передаєте позитивну енергію, вона повинна бути заразною.
Поради
-
Як і у всіх видах письма, не поспішайте з віртуальним вступом. Варто відкласти його в сторону, звернутися до інших завдань, а потім повернутися до неї зі свіжою парою очей. Спробуйте прочитати його з точки зору кожної людини, уважно ознайомтеся з вибором слова та внесіть до нього зміни.
