Як ваш малий бізнес знаходиться на підйомі, ви не тільки знайдете себе плавання в рівній масі відповідальності і задоволення; Ви також опинитеся у великій кількості жаргону. Серед найменш цікавих жаргонів є такі, що стосуються витрат бізнесу - ви знаєте, такі терміни, як капітальні видатки, значні активи, амортизація, забезпечена заборгованість і боргове фінансування.
Коли хтось натякає на діловий жаргон, він говорить про "виплату грошових коштів", тож сенс зводиться до простого відтоку коштів. У більшості випадків - якщо ви хочете полегшити своє життя - ви можете навіть назвати його платіж, але точне визначення дещо конкретніше.
Яка саме сума виплат?
Тому ми знаємо, що видача готівки - це відтік готівки або виплата грошей. Але що може витікати з нього?
Грошові виплати часто спрямовуються на операційні витрати, товари та послуги, необхідні для бізнесу, і на рахунки, які ви сплачуєте, для здійснення звичайної господарської діяльності, але вони також можуть сплачувати відсотки за кредитами. Аналогічно, вони можуть мати форму виплати дивідендів або розподілу прибутку акціонерам. Це широкі штрихи, але в повсякденному малому бізнесі деякі з найпоширеніших видів грошових виплат - це дрібні грошові витрати і навіть повернення коштів клієнтам, які здійснюються безпосередньо з каси.
Хоча це звучить як оксюморон, враховуючи сам термін, грошові виплати не повинні приймати форму паперової готівки; Виплата грошових коштів також може бути сплачена за допомогою пластикових, чекових або електронних переказів.
Процес видачі готівки
Як правило, підприємства використовують систему кредиторської заборгованості (включаючи різні типи програмного забезпечення, що підлягають оплаті заборгованості, часто використовувані малими підприємствами), щоб виплатити виплати грошових коштів. Крім того, система нарахування заробітної плати вашого бізнесу може здійснювати виплати грошових коштів. Деякі підприємства можуть аутсорсингувати процес видачі готівки до свого банку.
На протилежному кінці спектру грошові виплати можуть бути виплачені через дрібні готівки з однієї руки на іншу. Дрібні грошові кошти зазвичай використовуються працівниками, щоб зробити невеликі, пов'язані з бізнесом покупки, як незначні офісні приналежності, обід з клієнтом або поїздка Lyft до місця роботи. Це типи дрібних покупок, які не вимагають написання чека або електронного переказу коштів.
Захистіть себе процедурами контролю
Незважаючи на те, що виплати дрібних грошових коштів так само прості, як попадання готівки в руки працівника, вони вимагають процедур контролю, як видача готівки через чек або банківський переказ. Термін "процедури контролю" може здатися трохи залякуючим, але в цьому випадку це просто означає, що ви повинні конкретно записувати грошові виплати вашого бізнесу, зберігаючи записи через журнал фізичних витрат або цифрове програмне забезпечення бухгалтерського обліку (або обидва). Це дає вам паперовий слід і допомагає забезпечити безпеку бухгалтерського обліку вашого бізнесу під час податкового сезону, допомагаючи вам відстежувати ваш бюджетний рік.
Для дрібних готівкових коштів, переконайтеся, що одержувачі отримують квитанцію про будь-які придбані ділові покупки та зберігають цей квитанцію разом з ваучером з дрібними грошовими коштами з вказівкою на ім'я споживача та опис покупки. Загалом, незалежно від того, чи подано це цифровим способом або аналогом старої школи, кожна виплата грошових коштів повинна здійснюватися поряд з звітом, включаючи інформацію про тип витрат, дату, суму, одержувача платежу, форму оплати та записку, що описує будь-яку іншу відповідну інформацію деталі. Якщо ви виплатили грошові виплати як виплату дивідендів, запишіть їх у своєму журналі або програмному забезпеченні як зменшення корпоративного капіталу. Аналогічним чином, грошові відшкодування, зроблені з добору, повинні бути записані як скорочення продажів.
Найкраще зберігати дані про видачу готівки протягом семи років, щоб максимально підвищити рівень захисту у випадку податкової перевірки. Звичайно, це може зайняти трохи офісних приміщень (або простору на жорсткому диску, або сховища в хмарі), але це більше, ніж варто вагою у спокої.
