Ефективне спілкування з працівниками - одна з проблем, що стоїть перед менеджером. На відміну від особистої бесіди, в якій повідомлення може бути пристосовано до особи, яка її отримує, коли ви розмовляєте з співробітниками в цілому, ви повинні говорити в стилі, який підходить для всіх. Це може бути особливо важким під час написання негативного записки - такого, що є критичним чи що породжує погані новини. Пеннінг такого прохання вимагає від менеджера бути прямим, але тактичним. Мета полягає в тому, щоб заохочувати своїх співробітників змінювати свої дії без породження поганих почуттів.
Спочатку доставляйте погані новини. Під час написання негативного нагадування краще всього негайно дістатися до поганих новин. Включення значної кількості підсумків до повідомлення має кілька недоліків: по-перше, він може зробити звук схожим на зависання; по-друге, деякі працівники можуть припинити читання, перш ніж дістатися до пункту записки; і по-третє, якщо повідомлення було передбачено, багато працівників все одно пропустять введення. Тон цього розділу має бути прямолінійним, а факти викладені чітко. Намагайтеся уникати гніву або надмірної негативності.
Заохочуйте пропозицію. Після того як ви виклали погані новини, змініть тон і фокус вашої пам'ятки, щоб вона була трохи більш оптимістичною. Якщо ваш лист був критичним, пропонуйте слова похвали і заохочення. Якщо ви доставляєте неприємні новини, підкреслюйте позитив. Мета вашої роботи менеджера - керувати завданням, яке ніколи не є більш життєво важливим, ніж у часи труднощів.
Представити рішення. Одна з дилем, з якою часто стикаються співробітники при отриманні негативного записки, не знає, які дії зараз вимагає їх керівник. У третій і останній частині листа викласти чіткий курс дій, який співробітники можуть вжити для поліпшення ситуації. Ця інструкція повинна забезпечити чіткі кроки для працівників і повинна бути поставлена в оптимістичному тоні.
Прочитайте його вголос. Перш ніж відправити записку, ви повинні переглянути її, а потім прочитати вголос. Прочитайте її голосно спочатку собі, а потім принаймні одній іншій особі, яка може надати відгук. Прислухайтеся до власних варіантів слів і спробуйте почути будь-яку мову, яка може бути неправильно витлумачена. Після того, як ви внесли ці виправлення, лист повинен бути виправлений для граматики, пунктуації та орфографії - щоб показати вашим співробітникам, що ви пишете лист з обережністю.
