Більшість компаній готують річний бюджет, який також часто називають щорічним планом. Вище керівництво, зокрема генеральний директор, відповідає за затвердження остаточного бюджету, який потім стає путівником для управління компанією. Процес затвердження іноді може тривати довше, ніж підготовка самого бюджету, тому що необхідно приймати важкі рішення щодо пріоритетності витрат. Прийняття цих рішень вимагає значного зворотного обговорення серед керівної команди.
Консолідація бюджету
У корпораціях, достатньо великих, щоб мати відділи або підрозділи, керівники цих функціональних підрозділів несуть відповідальність за підготовку власних бюджетів, які вони подають до фінансового відділу. Бюджетні відомства консолідуються фінансовим персоналом для створення бюджету компанії в цілому. Процес складання бюджету часто починається з того, що топ-менеджмент надає керівництву підрозділу керівні принципи для використання, такі як припущення про те, що буде економічне середовище в наступному році. Чи схвалюється бюджет менеджера чи ні, часто залежить від того, наскільки він уважно дотримується цих рекомендацій. Якщо топ-менеджмент намагатиметься утримати витрати, менеджер, який запропонує 20-відсоткове збільшення витрат для свого департаменту, швидше за все, потребуватиме перегляду свого бюджету.
Огляд фінансового персоналу
Відділ фінансів проводить початкові огляди бюджетів департаментів. Вони аналізують запропоновані витрати, або у випадку департаментів, що виробляють доходи, припущення, використані для підготовки прогнозу доходів. Вони шукають значні відхилення від бюджету минулого року. Їхня мета - переконатися, що кожен бюджет є розумним і досяжним. Вони також хочуть визначити потенційні скорочення бюджету, якщо керівництво вирішить, що загальні пропоновані витрати для компанії є надто високими.
Огляд топ-менеджменту
Вище керівництво розглядає консолідований бюджет і вирішує, чи відповідають прогнози доходів і прибутків цілям, які вони встановили на наступний рік. Якщо прогнозований прибуток нижче, ніж вони очікували, компанія або повинна визначити способи отримання додаткових доходів або скоротити витрати, щоб поліпшити прибуток на нижній лінії. Аналіз, наданий фінансовим відділом, є надзвичайно корисним, допомагаючи їм визначити сфери, які потребують подальшого пояснення від керівників підрозділів, або витрати, які здаються занадто високими і можуть бути скорочені.
Обговорення з менеджерами відділів
Вище керівництво зустрічається з кожним менеджером відділу, іноді з представником фінансового персоналу, щоб отримати краще розуміння бюджетних запитів, поданих менеджером. Менеджер відділу повинен підготуватися до захисту своїх запитів. Топ-менеджмент повинен зважити наслідки значних скорочень бюджету. Наприклад, скорочення витрат на маркетинг може негативно вплинути на майбутні доходи. Вище керівництво має важке завдання переконатися, що кожен відділ має ресурси, необхідні для ефективного функціонування, зберігаючи при цьому загальні витрати, достатньо низькі, щоб компанія могла підтримувати прибутковість.
Внесення жорстких рішень
Керівник відділу може не бути задоволений своїм остаточним бюджетом, якщо він побачить значне скорочення вищого керівництва. Але, сподіваюся, керівництво повідомляло про причини цих жорстких рішень. Після завершення процесу затвердження бюджету кожен менеджер повинен почуватися справедливо. В ідеалі він відчуває, що має достатньо ресурсів для досягнення своїх відомчих цілей і, як наслідок, готовий докласти максимум зусиль у наступному році.
