Інформаційне відображення є чітким і ефективним методом документації для компаній, які вже розробили свої процедури, політику та допоміжні документи. Бізнес, який тільки починає формалізувати свої процедури, може також скористатися методом документації картографування інформації. Відображення інформації спрощує документацію, запобігаючи дублюванню інструкцій або інформації між процедурами. Він також надає формат для організації інформації в документі, щоб його було легше зрозуміти. Перетворення документації вашої компанії на формат інформаційної карти можна здійснити за допомогою декількох простих, хоча й трудомістких кроків.
Перегляньте всю документацію компанії та систематично організуйте вміст у категорії, що містять подібні інструкції. Уточнити вміст категорії, усунувши конфлікти та дублювання.
Наприклад, багато процедур мають розділ для відповідальності. Для цього типу контенту вам слід зібрати всю інформацію про тип відповідальності у всій документації. При цьому ви можете бачити конфлікти в відповідальності або сфери, де одна відповідальність перекривається іншою. Звідси оптимізуйте вміст, щоб видалити дублікати або конфлікти. До інших подібних матеріалів слід віднести визначення та запобіжні заходи.
Створюйте центральні документи або інші репозиторії інформації, що контролюються версіями, для кожного типу вмісту.
Повертаючись до нашого прикладу відповідальності, створіть один документ, який містить перелік обов'язків, які ви уточнили на останньому етапі. Обов'язково ознайомтеся з процедурами, де виконуються обов'язки. Це гарантує, що документація правильно посилається.
Тепер, коли подібний вміст переміщено в центральний документ, старий вміст може бути вилучений з оригінальних процедур. Видаліть старий вміст з оригінальних процедур, посилаючись на новий центральний довідковий документ.
Оновлюйте вміст документації, що залишився, під час процесу перегляду до формату, відображеного на основі інформації. Упорядковуйте вміст документа, групуючи відповідну інформацію. Включіть підзаголовки. Використовуйте таблиці, де це можливо, щоб вміст міг бути краще візуалізований. Встановіть найкращі практики, включаючи будь-які знання про племінні або кроки, які співробітники зазвичай виконують, але не були задокументовані в процедурі.
Поради
-
Інформаційне відображення коливається від простих до складних і може бути додатково розширено за рахунок включення вимірних відгуків для управління. Для більш складної реалізації можуть бути використані професійні послуги з таких установ, як компанія-засновник Information Mapping, Inc. (Див. Ресурси)
