За даними Університету Аврора, посадова інструкція "описує мету, обов'язки, обов'язки, завдання і відносини конкретної роботи". Хоча очевидна мета полягає в тому, щоб дозволити потенційним заявникам знати, яка позиція є доступною і яка природа роботи, посадові інструкції також слугують юридичним і організаційним цілям і повинні бути ретельно написані, щоб уникнути судових позовів або внутрішніх конфліктів.
Зовнішній
Зовнішня посадова інструкція - це те, що ви розміщуєте для потенційних заявників. Він містить перелік назв та основних функцій роботи, окреслює обов'язки та відповідальність і може включати адміністративну інформацію, таку як обов'язки загального відділу та посаду керівника роботи. Він також повинен перераховувати необхідну кваліфікацію, включаючи навички, освіту та досвід. Більшість зовнішніх посадових інструкцій вказують на зарплату та пільги, що пропонуються на цю посаду. Незважаючи на те, що вони повинні бути короткими, вони також повинні бути конкретними, щоб ви не були завалені додатками від людей, які є некваліфікованими.
Загальний
Загальна або загальна посадова інструкція описує роботу в широкому сенсі. Залежно від розміру організації та кількості подібних робочих місць у ній, загальний опис може бути використаний як шаблон для керівників відділів для розробки більш конкретних описів робочих місць під їх компетенцією. Тим не менш, Консалтингова група Poindexter попереджає, що загальні посадові інструкції можуть відкрити компанію до проблем з Комісією з рівних можливостей зайнятості, яка забезпечує виконання закону про американців з обмеженими можливостями. Цей акт передбачає, що роботодавці не дискримінують кваліфікованих людей з обмеженими можливостями, які здатні виконувати "основні функції" робочих місць. Якщо загальний опис не описує основні функції, можна створити вигляд дискримінації.
Крім того, уряд використовує посадові інструкції, щоб визначити, що роботодавці дотримуються правових рекомендацій щодо рівної оплати праці та можливостей для понаднормової роботи. Загальні описи, які не вказують заробітну плату та години, не захистять вас, якщо ваша організація перебуватиме під контролем уряду.
Внутрішній
Внутрішній опис роботи містить ту ж саму інформацію, що й зовнішня, але переходить у більш точні деталі, повідомляє фірма Grand Roads Executive Search. Адміністративна інформація, наприклад, може містити назву і посаду керівника позиції. Внутрішні описи робочих місць вищого рівня можуть містити такі метрики, як, наприклад, скільки доходу, який працівник повинен створити, скільки клієнтів або рахунків вона буде контролювати або обслуговувати, або скільки співробітників вона контролюватиме. Добре написаний, ретельний опис роботи гарантує кожному знати, які ваші очікування від позиції, щоб людські ресурси могли наймати потрібну людину, найнята людина розуміє, що робити, і ви захищені законом, якщо новий найм не відповідає очікування.
