Рахунки-фактури повинні мати дати для роз'яснення зобов'язань як для емітента, так і для одержувача. Дата рахунку-фактури - це дата випуску документа - не обов'язково дата, коли були надані продукти або послуги. Умови оплати інтерпретуються стосовно цієї дати. Дата також є одним із способів індивідуальних рахунків-фактур, які записуються і відрізняються один від одного. Дати рахунків-фактур повинні відображатися на видному місці, щоб запобігти плутанині щодо рахунку-фактури та забезпечити надійність документа.
Терміни оплати
Рахунки-фактури включають графік відвантаження товарів або очікування платежу. Наприклад, термін оплати "нетто 30 днів" обчислюється з дати виставлення рахунку, так що оплата здійснюється не пізніше 30 днів з дати виставлення рахунку. Дата відвантаження може бути датою рахунку-фактури, якщо рахунок-фактура була виготовлена в той же день, коли товар був відправлений. Якщо платіж стає простроченим, підприємства покладаються на часові рамки, передбачені датою рахунку-фактури, та терміни, які беруть на себе діяльність щодо стягнення коштів. Якщо клієнти отримують знижку за дострокову оплату, ці дати визначають, чи виставлено рахунок-фактуру достатньо часу, щоб отримати бонус.
Ведення облікового запису
Підприємства, які надсилають багато рахунків, повинні мати систему для створення унікальних номерів рахунків для кожної продажу. Послідовна система нумерації гарантує, що рахунки-фактури легко відслідковуються, коли вони виробляються і сплачуються, навіть якщо виставлено кілька рахунків-фактур з однаковою датою рахунку-фактури.
