Політика ділової етики, яка стосується неправомірних дій співробітників, є кроком до створення середовища довіри. Проте, навіть за умови сильної політики, переконати співробітників вийти вперед, коли відбувається неправомірна поведінка, може бути великою проблемою для власників бізнесу. З цієї причини підтримка співробітників за допомогою програм і дій, які інтегрують стандарти доброї поведінки в місію та бачення вашого бізнесу, є критично важливою.
Починаємо
Визначте неправомірну поведінку на робочому місці, яка стосується вашого бізнесу. Найпоширенішими прикладами є крадіжка, шахрайство, сексуальні домагання, відверта непокора, ведення особистої справи, відправлення або отримання особистих електронних листів під час роботи. Повідомте це визначення новим співробітникам та поточним співробітникам за допомогою письмових стандартів поведінки та як частина навчання з етики. Захистіть своє законне право дивитися, слухати та читати комунікації на робочому місці, дозволяючи всім знати, що моніторинг співробітників є стандартною практикою бізнесу. Додатковою перевагою авансового і безпосереднього підходу є те, що він часто перетворює процедури моніторингу на профілактичні, а не реактивні.
План моніторингу порушень
Реалізувати моніторинг викликів і комп'ютерний моніторинг як тактику, щоб переконатися, що працівники виконують стандартні операційні процедури і не ведуть особистий бізнес на роботі. Моніторинг дзвінків передбачає прослуховування в режимі реального часу випадково вибраних телефонних розмов або запису та їх подальшого прослуховування. Дотримуйтесь федеральних законів про конфіденційність, інформуючи абонентів, їх розмова може бути записана для контролю якості перед початком розмови. Технології моніторингу комп'ютерів включають в себе програмні програми, які дозволяють переглядати як на екрані, так і зберігати їх на комп'ютерних терміналах і жорстких дисках. Це корисно для моніторингу використання Інтернету та електронної пошти, а також для запобігання шахрайству або крадіжці. Встановити камери відеоспостереження на станціях касових апаратів, у сховищах і перервах для запобігання внутрішніх крадіжок.
Процедури аудиту
Перегляньте записувані телефонні розмови та журнали викликів, комп'ютерні журнали, стрічку відеоспостереження та звіти про коригувальні дії, щоб визначити раніше виявлені випадки неправомірних поведінок, а також визначити тенденції поведінки. Створюйте та використовуйте контрольні списки аудиту, коментарі та письмові резюме при вирішенні випадків та тенденцій неправомірних поведінок. Перш ніж вживати заходів, перевірте порушення порушень, виявлених під час моніторингу, або перевірку з працівником, що порушує правила. Можливо, що інформація або спостережувані дії були неправильно зрозумілі або вилучені з контексту. Працівник повинен мати можливість надати пояснення, перш ніж вирішити, чи слід вживати коригувальних дій.
Заохочуйте звітність працівників
Заохочуйте своїх співробітників повідомити про неналежну поведінку, навівши хороший приклад. Підтримувати рішучу відданість запобіганню та вирішенню порушень. Впроваджуйте політику відкритих дверей в управлінській команді, надайте можливість працівникам анонімно повідомляти про неправомірну поведінку та створювати культуру, в якій співробітники розглядають звіт про порушення як звичайну частину своєї роботи. Чим сильніше ваше зобов'язання і чим більше ви підтримуєте і заохочуєте звітність за неправомірну поведінку, тим більша ймовірність того, що співробітники слідуватимуть за вашим керівництвом і повідомлять про випадки порушень.
