Успішне впровадження нових політик і процедур залежить від ретельного розгляду актуальних питань і чіткого формулювання дій для їх вирішення. Політики та керівники повинні чітко повідомляти всіх постраждалих осіб, включаючи тих, хто є зовнішніми для організації, і використовувати декілька шляхів для передачі нової політики та процедур.
Ефективне спілкування
Розглянемо, на кого вплине нова політика та процедури, звертаючи увагу не тільки на персонал у вашій організації, але й на зовнішніх груп, які постраждали від нових заходів. Знання всіх сторін, які будуть порушені, допомагає визначити засоби, з якими ви спілкуєтеся. Організаційні лідери часто припускають, що нові процедури впливатимуть тільки на практику організації, і нехтують розглядати більші наслідки.
Призначте співробітника, який добре розуміє технічне письмо та спілкування, щоб оголосити про нові політики / процедури. Вибір такої особи для обміну інформацією про нові заходи гарантує, що всі рівні організації, незалежно від технічних знань або досвіду, зрозуміють нові політики та процедури.
Анонсуйте нові політики та процедури, використовуючи кілька шляхів комунікації, щоб охопити всі бажані аудиторії. Підхід, що відповідає всім, не працює. Організація може повідомити клієнтів та інші аудиторії листами, електронною поштою та рекламою. Меморандуми, зустрічі персоналу, брошури та посібники можуть бути використані для повідомлення співробітників. Співпраця з співробітниками повинна не тільки чітко визначати нові вжиті заходи, але й оголошувати будь-які нові програми навчання і пояснити, як нові процедури впливатимуть на існуючі операції. Керівництво також повинно надавати співробітникам інформацію про те, де можна отримати відповіді на будь-які запитання або занепокоєння щодо нових політик та процедур.
