Чітка, добре написана політика та процедури забезпечують, щоб щоденні операції відображали ваше довгострокове бачення бізнесу та місію. Вони також створюють основу для прийняття послідовних і справедливих рішень, а також для захисту законних інтересів вашого бізнесу. Процес прийняття, який, як правило, складається з перегляду, тестування, модифікації та ратифікації, має вирішальне значення для забезпечення того, щоб політика та процедури підвищили, а не перешкодили ймовірності досягнення цих цілей.
Переглянути чернетки політики та процедур
Фаза прийняття, яка є третім етапом життєвого циклу політики та процедур, починається з ретельного перегляду. У багатьох підприємствах керівна група проводить первинний огляд до прийняття запропонованих резолюцій для внесення змін, тестування або затвердження. Подивіться, чи пропонується політика пов'язана зі стратегічною метою та чи пов'язані процедури з батьківською політикою. Крім того, переконайтеся, що слово є зрозумілим і звертається до цільової аудиторії. Надішліть будь-яке письмо, яке не відповідає початковому огляду, письменнику для перегляду.
Встановіть правила зворотного зв'язку
Створити правила, включаючи терміни, для надання зворотного зв'язку щодо змін або завершення запитів на перегляд. Все, що було надіслано після першого огляду, має включати відповідний відгук, а не заяву, як-от "немає думки". Зверніться до цих вступних тверджень з конкретними змінами або рекомендаціями щодо перегляду.
Фаза тестування
Реалізувати політику та пов'язані з нею процедури, використовуючи обмежену аудиторію та певний час. Найчастіше аудиторія - це відділ або користувачі, які найбільше постраждали. Часові рамки повинні бути достатньо довгими, щоб оцінити вплив на щоденні операції та будь-які можливі наслідки. Доручити керівникам і постраждалим співробітникам надати відгук про те, чи ефективна така резолюція, чи можуть зміни зробити резолюцію більш ефективною, ефективнішою або більш узгодженою з директивою про дотримання.
Ратифікувати та впровадити
Ратифікація є останнім кроком у затвердженні політики та процедур. Для малого бізнесу з плоскою організаційною структурою та невеликою кількістю осіб, які приймають рішення, це може бути так само просто, як власник підприємства підписує та інструктує людські ресурси, щоб вставити дозвіл у посібник для працівників. Для середнього або великого бізнесу ратифікація найчастіше передбачає остаточний розгляд та обговорення, після чого відбувається голосування за резолюцією. Після затвердження політики та процедури переходять до етапу впровадження.
