Якщо ви коли-небудь працюєте на адміністративній посаді, ваша робота може бути переписана. Це може бути важче, ніж ви думаєте, щоб переписати хвилини. Транскрибування хвилин означає досягнення правильного балансу між відтворенням занадто малого та занадто багато нотаток, які ви взяли на зустрічі. Крім того, ви повинні виконувати не тільки акуратні навички слухання, але й чудову редакційну чутливість. Дотримуючись наведеного нижче посібника, ви можете створити професійну транскрипцію хвилин.
Зробіть свою транскрипцію, як тільки ви зможете після Вашої зустрічі. Ви зможете легко згадати, що відбулося на зустрічі.
Правильно дайте право на одержання протоколу. Запишіть учасників зустрічі, мету (цілі) зустрічі та дату / тривалість зустрічі. Також слід включити ключ, який містить перелік ініціалів учасників разом з їхніми повними іменами, тому що кожен раз, коли учасник говорить, ви можете виголошувати свої заяви своїми ініціалами.
Переписати зустріч у хронологічному порядку. Розділіть дискусії / бесіди за тематикою, якщо на зустрічі було обговорено більше однієї теми. Наприклад, якщо обговорення змінилося з проблем бюджету на людські ресурси, передмовою наступної бесіди є наступне: "Обговорення, ніж зміна міркувань відділу кадрів …"
Розрізняйте важливі та неважливі обговорення на Вашій зустрічі. Наприклад, ви, звичайно, не хочете переписувати моменти, коли хтось пішов за межі теми і говорив про особисті питання. Замість того, щоб згадувати, що обговорення відхилилося, напишіть або еліпси "…" або щось подібне, "Через годину незв'язаної розмови …"
Збережіть документ на жорсткому диску (або флеш-пам'яті), перш ніж роздрукувати його. Транскрипція хвилин фіксує більшість основних рішень бізнесу, тому важливо, щоб ці рішення були збережені для подальшого використання.
Поради
-
Завжди перевіряйте орфографію та граматику перед тим, як відправити протоколи для вашого боса. Запитайте свого начальника, чи є шаблон, який ви можете використовувати для запису хвилин. Якщо ні, запитайте, чи є попередні транскрипції хвилин, які ви можете посилати під час написання власних.
Увага
Будьте надзвичайно обережні щодо запису будь-яких спалахів під час зустрічі. Не згадуйте про людину, що стоїть за вибухом, але вкажіть щось на кшталт: "Це було настійно рекомендується, що.." Якщо ви коли-небудь відчуєте невпевненість з приводу асоціації з ім'ям, проконсультуйтеся з головою зустрічі.
