Безпаперовий офіс може допомогти навколишньому середовищу, але він може створити головні болі в процесі, якщо адекватна робоча система не буде створена. Переміщення всього в цифровий простір вимагає встановлення документообігу та процедур документообігу, які гарантують, що нічого не буде втрачено під час переходу. Коли фізичні коробки відступають до смітників історії, віртуальні повинні їх замінити.
Going Digital
У безпаперовому офісі метою є перемістити все можливе в режимі онлайн. Друковані документи скануються і розміщуються в спільному місці на вашій комп'ютерній системі, де до них можуть звертатися авторизовані користувачі. На додаток до екологічних переваг, добре керований безпаперовий офіс може полегшити пошук інформації, ніж у традиційних системах подачі. Папки у віртуальному архіві зберігають старі документи, щоб вони не загрожували часто доступним областям, але все ще доступні в разі потреби.
Спільні календарі
Перенесення графіків працівників у загальний календар дозволяє роботодавцям керувати часом відпустки та іншими питаннями, які впливають на графік роботи. Вона також дозволяє співробітникам відслідковувати зустрічі та інші заплановані події. Команди, які діляться робочими календарями, можуть контролювати, хто перебуває в офісі та хто поза ним, а також може структурувати робочий процес за проектами з урахуванням цього. Наприклад, можливість бачити, що ключові зацікавлені сторони йдуть на конференцію наприкінці тижня, може мотивувати когось швидше виконати проект ключового документа або контракту, щоб ті зацікавлені сторони отримали можливість запропонувати свій внесок вміст завершено.
Управління документами
Безпаперові офіси потребують системи, яка зобов'язує, як зберігати та зберігати документи. Створіть угоду іменування документів і структуру папок, щоб зробити документи легше знайти. Системи управління документами часто дозволяють як «перевірити», так і відстежувати зміни. Це запобігає роботі декількох людей одночасно з документом і дозволяє керувати версіями. Вказівка на те, що документи оновлюються в спільному розташуванні, зменшує проблеми, які виникають, коли користувачі завантажують файл, оновлюють і надсилають їх електронною поштою, а потім не підтримують поточну офіційну версію.
Управління проектами
Програмне забезпечення для управління проектами допомагає відстежувати основні етапи та терміни виконання проекту. Вам знадобиться система, яка може відстежувати завдання та графіки проектів, а також дозволяє співробітникам вказувати, коли щось завершено. Повідомлення повинні попереджувати когось, коли нове завдання потребує її уваги. Фізичні особи можуть відслідковувати свої власні проекти, тоді як менеджери можуть отримати цілісний погляд на те, що робиться в команді, і перерозподілити ресурси за необхідності. Проекти повинні бути архівовані в цифровому форматі після завершення, а також витягнуті уроки, тому передача знань легко може відбутися, коли подібний проект розпочнеться пізніше.
