Сезонність, очікування цілодобового обслуговування та здатність адаптуватися до постійно мінливого середовища робить організовані робочі процеси життєво важливими для ефективної роботи готелів. Незважаючи на те, що робоча діяльність іноді протікає в плавній послідовності, під час зайнятості ці самі дії можуть перекриватися. Це робить ефективну систему зв'язку важливою частиною правил, маршрутів і ролей, які входять до організованого робочого процесу в готелі.
Планування робочого процесу
Створіть вертикальну діаграму робочого процесу, яка ідентифікує кожен відділ або область і зображує послідовність завдань, використовуючи текстові поля, поєднуючи стрілки та цифри, щоб визначити напрямок робочого процесу. Для невеликих готелів вони можуть включати клієнтів, стійку реєстрації та відділ домашнього господарства. Наприклад, діаграма розбила б бронювання кімнати в кожному з його компонентних кроків: гість бронює, отримує підтвердження і прибуває на стійку реєстрації, де співробітники стійки реєстрації обробляють реєстрацію. Коли гість виїжджає, стійка реєстрації обробляє замовлення і повідомляє про ведення домашнього господарства.
Аналіз завдань
У робочому середовищі готелю існують випадки, коли завдання та обов'язки повинні перетинатися. Використовуючи діаграму робочих процесів як посилання, аналізуйте завдання, що виконуються під час кожної зміни, щоб краще передбачити кадрові потреби. Наприклад, працівники стійки реєстрації третьої зміни можуть обробляти легкі господарські обов'язки та додаткові адміністративні завдання, такі як оновлення бази даних бронювання або відповіді на електронні листи. Це може усунути необхідність планування ночівлі та звільнення працівників першої та другої зміни.
Планування співробітників
Обидва плани співробітників і терміни виконання завдань повинні бути гнучкими. Наприклад, якщо ваш звичайний час реєстрації - опівдні, до прибирання необхідно мати чисті та готові кімнати. Тим не менш, вам доведеться налаштувати графіки або найняти тимчасових співробітників під час зайнятих часів. Те ж саме стосується і персоналу фронт-бюро. Якщо ви зазвичай розраховуєте двох людей протягом дня і одну людину на ніч, можливо, вам доведеться відрегулювати графіки роботи - іноді з невеликим попереднім повідомленням - для забезпечення перекриття під час зайнятості.
Планування комунікацій
Гарний план комунікацій є життєво важливим для організованого робочого процесу в готелі. Перегляньте схему робочого процесу та визначте критичні точки зв'язку. Приклади включають зустрічі зі зміною змін, процедури виклику, надзвичайні ситуації в господарстві та процедури для оновлення випадкових покупок, які гості проводять під час їхнього перебування. Наприклад, працівники прибирання повинні повідомити стійку реєстрації, коли гість видаляє предмети з холодильника в номері. Включіть процедури для обміну змінами робочого процесу, щоб переконатися, що нічого не пропускається. Це також може вимагати придбання додаткового обладнання, такого як двосторонній радіоприймач або стільниковий телефон для співробітників, які здійснюють дзвінок.
