Комітет з планування подій може стати в нагоді, якщо ви відповідаєте за велику або складну діяльність. Комітет повинен бути сформований на ранній стадії, щоб він міг брати участь у плануванні від початку до кінця. Візьміть провідну роль у встановленні термінів і членів комітету з найму.
Початок складання планів для комітету місяців напередодні заходу. Встановіть, як часто комітет повинен зустрічатися і тримати збори до мінімуму, щоб люди не нудьгували. Заплануйте додаткові зустрічі, коли подія наближається.
Створіть обов'язки членів комітету і плануйте будь-які підкомітети перед тим, як звернутися до людей, щоб приєднатися до комітету.
Запросіть людей приєднатися до комітету. Зосередьтеся на людях, які виявили інтерес до події або мають досвід планування подібних подій. Запитайте особисто і дайте індивідууму всі деталі, які ви запланували до цього моменту. Надішліть їм електронні листи, подякувавши їм за приєднання до Вашого комітету та нагадуючи їм про подробиці Вашої першої зустрічі.
Попросіть кожного члена заповнити коротку форму з контактною інформацією на першому засіданні. Перегляньте графіки зустрічей та надайте докладну інформацію про подію та будь-які поточні активи або проблеми. Вкажіть, де вам потрібна допомога і які рішення треба робити. Виховуйте підкомітети і дайте групі визначити, хто з них буде відповідати. Призначити голови підкомітетів до кінця першої зустрічі.
