Перепланування великих бізнес-подій може бути логістичним кошмаром; навіть з найбільш вірогідними причинами зміни дати, клієнти та ділові контакти будуть роздратованими та незручними. Те, як ви подаєте інформацію, також матиме великий вплив на враження учасників; подбайте про те, щоб звучати вибачливо, але оптимістично, тому одержувачі розглядатимуть перепланування як тимчасове зниження, а не як помилку або результат поганого планування.
Вставте шматок фірмового бланку в принтер; це офіційне повідомлення про перенесення події, яку ви хочете розмістити. Час є суттєвим, а фірмовий бланк захопить увагу одержувача більш ефективно, ніж звичайний папір.
Відкрийте програму обробки текстів за вашим вибором. Почніть новий документ, вибравши "Файл" і "Новий".
Введіть дату та пропустіть рядок. Використовуйте функцію злиття у програмі обробки текстів, щоб вставити імена та адреси учасників.
Почніть із зазначення, що вам доведеться перенести подію і оновити свої спогади про те, що відбувається і коли це повинно було відбутися спочатку.
Вибачтеся щиро і поясніть причину затримки. Не вибачайтеся більше ніж один раз або отримувачі можуть розглядати це як визнання провини чи безгосподарності.
Надайте інформацію про те, коли відбудеться подія. Якщо ваша компанія пропонує компенсацію за свої збори за повторне бронювання або інший стимул, детально про те, як учасники можуть подати заявку на компенсацію. Слухайте гарні новини; якщо перепланування є щасливим явищем, наприклад, перепланування на деякий час з кращою погодою, прокоментуйте це.
Дякуйте учасникам за їх співпрацю і дайте їм контактну інформацію, за яку вони зможуть зателефонувати, якщо у них є запитання або труднощі з перенесенням свого візиту.
Підпишіть лист "З повагою" і пропустіть три рядки. Введіть своє повне ім'я та назву. Надрукуйте літери та підпишіть кожен над набраною назвою.
Надішліть листи найшвидшим сервісом, який ви можете собі дозволити. Якщо ви не можете дозволити собі надіслати велику кількість листів Priority Mail, спочатку зателефонуйте кожному учаснику і дайте їм основну інформацію про перепланування події. Дайте їм знати, що піде офіційний лист.
