Бухгалтери працюють щодня різноманітні дані, від фінансових даних до кількості запасів до трудових годин. Для того, щоб використовувати дані, бухгалтерський персонал потребує місця для зберігання даних. Місце, де компанія зберігає свої облікові дані, називається інформаційною системою обліку. Більшість компаній включають комп'ютерні технології для розміщення цих записів і дозволяють користувачам отримувати доступ до цих записів.
Дані обліку
Дані обліку складаються з фінансових та нефінансових даних. Фінансові дані містять деталі для інформації, що подається про бухгалтерські звіти, фінансові звіти та запити уряду. На додаток до звітів, бухгалтери зберігають резервну документацію, яку можна використовувати для перевірки повідомлених номерів. Нефінансові дані складаються з обсягів продажів, обсягів виробництва, кількості робочих годин і описів активів. Нефінансові дані підтримують фінансові номери. Обсяг продажів надає деталі для загального обсягу продажів. Обсяг видобутку містить відомості про кількість запасів. Дані про трудові години містять відомості про фонд оплати праці. Описання активів містять відомості про нерухомість та обладнання, про які повідомляється.
Інформаційна система
Інформаційна система забезпечує склад для складання всіх даних, необхідних в компанії. Інформаційним системам потрібна сильна організація для того, щоб дозволити користувачам отримати доступ до необхідної інформації, не надаючи доступу до конфіденційної інформації, яка не відповідає їх потребам. Багато компаній купують програмне забезпечення для управління потребами в інформаційній системі. Інші компанії використовують програмістів для побудови інформаційної системи, яка відповідає їхнім конкретним потребам.
Облікова інформаційна система
Бухгалтерська інформаційна система - це інформаційна система, побудована для задоволення конкретних потреб бухгалтерії. Відділ бухгалтерського обліку управляє різноманітною конфіденційною інформацією. Погодинна ставка заробітної плати та річна заробітна плата, поряд з інформацією про приватний персонал, потребує обмеженого доступу в межах департаменту. Ціни на продаж клієнтів повинні залишатися конфіденційними, особливо коли різні клієнти платять різні тарифи на подібні продукти. Знання виробничих витрат повинні залишатися внутрішніми, щоб конкуренти не намагалися підцінювати компанію. З кожним з цих прикладів доступ до інформації потребують лише вибрані працівники. Система бухгалтерської інформації повинна забезпечити механізм для того, щоб окремі працівники отримували певну інформацію, з якою вони повинні працювати, але не за межами їхньої відповідальності.
Використання
На додаток до збереження конфіденційності, інформаційні системи бухгалтерського обліку надають користувачам звіти, створені для їхніх конкретних потреб. Інформаційні системи обліку також дозволяють користувачам завантажувати інформацію в електронні таблиці. У електронній таблиці користувач може вибрати певну частину інформації для задоволення власних потреб.
