Кожна компанія, велика чи мала, завершує проекти протягом всього звичайного бізнесу. Деякі проекти завершуються без будь-яких проблем, а деякі ніколи не зникають. Проекти, які успішно завершуються, зазвичай починаються з використання системи управління проектами, щоб розбити проект на керовані частини.
Визначено рамки управління проектами
Університет Монаш, один з найбільших міжнародних університетів Австралії, визначає рамки управління проектами як набір технологічних інструментів і шаблонів, призначених для спільного використання для управління проектом через його життєвий цикл. У більш простих термінах, система управління проектами - це те, як проект досягається до завершення. Проект має природний життєвий цикл, який починається до того, як він розпочався і розвивається до завершення проекту. Є природні етапи проекту: ініціювання, планування, виконання, контроль і закриття. Університет Північного Техасу надає детальний ресурс управління проектами, Довідник з управління проектами, який деталізує важливість кожного етапу.
Ініціювання
Це початок проекту, який надає можливість зацікавленим сторонам надати конкретні причини щодо вартості проекту. Зацікавленими сторонами можуть бути будь-які особи, на які проект безпосередньо або опосередковано впливає. Ініціюючий етап вимагає від керівника проекту визначення обсягу та цілей проекту, визначення проекту спонсора та загального обсягу ресурсів проекту, а також визначення потреб проекту.
Планування
Цей крок відчуває певне збіг з ініціюванням, але, як правило, визначається як ключова асоціація факторів планування з проектом. Деякі ключові заходи з планування: бюджетні плани, графіки, план закупівель, вимоги проектної групи та набір персоналу, а також ризики проекту.
Виконання
Фаза виконання є найдовшою фазою життєвого циклу проекту і включає вимірювання всіх виконаних завдань шляхом оцінки завдань у відповідності до міри якості, встановленої зацікавленими сторонами. Щоб цей процес був успішним, показники якості повинні відповідати визначенню SMART. Всі заходи повинні бути конкретними, мірними, досяжними, реалістичними і своєчасними.
Контроль
Цей етап гарантує, що всі завдання, віднесені до різних етапів проекту, проаналізовані і відповідають стандартам якості проекту. Цей етап подібний до етапу виконання, але його мета полягає в тому, щоб фактично виміряти ефективність проекту, порівняти фактичну продуктивність з очікуваною продуктивністю, і виправити будь-які розбіжності в продуктивності або якості проекту.
Закриття
Останнім етапом життєвого циклу проекту може бути найважливіший; щоб проект вважався завершеним, всі завдання проекту повинні бути успішно завершені. Завершальний етап проекту вимагає від керівника проекту завершення аудиту проекту, проведення остаточних зборів проекту та подання всіх необхідних документів. Після подання документів керівник проекту повинен представити звіт про закриття проекту та затвердити звіт керівним комітетом або спонсором проекту.
