Відстеження та замовлення принтерів для великої організації, наприклад школи, може бути складним завданням. Кожна модель принтера використовує інший тип чорнильного картриджа або тонера, і кожен чорнильний картридж роздрукує іншу кількість сторінок, перш ніж його потрібно замінити. Незважаючи на те, що ви можете відстежувати замовлення картриджів з чорнилом за старовинним способом, за допомогою списку, створеного папером і олівцем, створення електронної таблиці для зберігання всієї відповідної інформації дозволить заощадити час і дозволить вам більш ефективно витрачати час на чорнило з часом.
Створіть нову порожню електронну таблицю, щоб відстежувати замовлення картриджів з використанням програми електронних таблиць вашого комп'ютера. Швидше за все, ваш комп'ютер прийшов з Microsoft Excel, встановленим як частина Microsoft Office. Якщо у вас немає програми Excel, завантажте та встановіть безкоштовний офісний пакет, наприклад OpenOffice, або скористайтеся інтерактивним інструментом, таким як Документи Google, доступ до яких можна отримати безкоштовно, якщо ви зареєструєтеся для безкоштовного облікового запису Gmail.
Визначте, яку інформацію потрібно відстежувати. Це буде змінюватися в кожному конкретному випадку, і одна з переваг використання електронних таблиць полягає в тому, що можна легко змінити інформацію, яку ви відстежуєте, коли змінюються ваші потреби. Для початку спробуйте відстежувати номер кімнати, де встановлено кожен принтер, тип принтера, типи картриджів або тонера, які використовує принтер, скільки ви заплатили за чорнило, а також дату останнього замовлення на заміну чорнила.
Спочатку введіть заголовки для стовпців таблиці. Зверніть увагу на налаштування пустої електронної таблиці. По вертикалі йде рядок чисел, а по горизонталі - рядок літер. У першій комірці або рядку 1 стовпець А введіть "Номер кімнати". У рядку 1 стовпець B введіть "Модель принтера". "Модель чорнильного картриджа" входить до стовпця C рядка 1 і так далі, доки ви не введете заголовок стовпця для кожної частини інформації, яку ви бажаєте відстежувати.
Виберіть перший принтер, який потрібно ввести в електронну таблицю, і почніть вводити номер кімнати в стовпці 2 рядка A. Введіть модель принтера в рядку 2 стовпця B, а потім продовжуйте вводити всю відповідну інформацію у відповідний стовпець, включаючи дату останнє замовлене чорнило.
Введіть інформацію для наступного принтера, починаючи з рядка 3 стовпця А, а потім введіть інші дані для цього принтера у кожному відповідному стовпці. Продовжуйте вводити інформацію для кожного наступного принтера в новому рядку, доки не будуть перераховані всі дані принтерів і принтера. Після завершення збережіть електронну таблицю на жорсткому диску комп'ютера.
Створюйте додаткові порожні стовпці дати для запису кожного разу, коли ви замовляєте чорнило для певного принтера. Збережіть файл на жорсткому диску, коли ви закінчите, щоб використовувати його наступного разу, коли ви замовляєте матеріали.
Поради
-
Використовуйте спеціальне форматування, щоб виділити важливу інформацію або як організаційну допомогу. Наприклад, використовуйте напівжирний шрифт для заголовків стовпців і кольоровий шрифт, щоб об'єднати принтери в одній організаційній одиниці. Наприклад, ви можете використовувати зелений для принтерів, що використовують викладачі, синій для принтерів для використання студентами та оранжевий для принтерів, створених у бібліотеці.
Через деякий час - семестр або навчальний рік, наприклад, - сума, витрачена на фарбування кожного принтера протягом цього періоду. Ви можете використовувати цю інформацію, щоб помітити, чи використовуються деякі принтери частіше, ніж інші, чи є один принтер більш рентабельним, ніж інший, і навіть які відділи або класи використовують найбільшу кількість чорнила - інформація, яка може бути корисною як для переупорядкування, так і для бюджетування цілей.
