Федеральний закон вимагає від роботодавців утримувати федеральні податки на доходи, податки на соціальне страхування та податки на медичну допомогу від зарплат працівників, а також сплачувати власні податки на соціальне забезпечення та медичну допомогу. Більшість роботодавців використовують Форму 941 Внутрішньої Податкової Служби, щоб повідомити, скільки вони утримали, тому ці податки іноді називаються "941 податками".
Щоквартальні повернення
Форму 941 також називають "Квартальною податковою декларацією роботодавця". Роботодавець подає 941 за кожний календарний квартал; повернення завжди відбувається через місяць після закінчення кварталу. Так, за квартал з січня по березень повернення відбувається 30 квітня; для квітня-червня, це мусить 31 липня; на період з липня по вересень - 31 жовтня; Повернення за жовтень-грудень відбудеться 31 січня. Роботодавці можуть подавати на папері або в електронному вигляді.
Форма 941
На Формі 941 роботодавець перераховує кількість працівників, які отримали оплату протягом кварталу, загальну суму федеральних податків на прибуток, що утримуються від їхньої оплати, а також сукупну суму податків на соціальне страхування та медичну допомогу - і частку працівників, і частка роботодавця. Форма дозволяє вносити певні корективи для таких речей, як оплата відшкодування хворобою третьою стороною. Нарешті, роботодавець перераховує, скільки 941 податкових коштів, які він вклав в IRS протягом кварталу.
Депозити
Роботодавці не можуть чекати, поки вони подадуть повернення, щоб відправити 941 грошові збори в IRS. Роботодавці повинні здійснювати регулярні депозити протягом року. Залежно від того, скільки вони платять заробітною платою, вони повинні внести 941 податки з IRS або раз на місяць або кожні два тижні. Однак, якщо 941 податок роботодавця досягає 100 000 доларів, цей роботодавець повинен внести його до наступного робочого дня, незважаючи на свій звичайний графік депозитів. Якщо роботодавець закінчує депозит занадто багато протягом кварталу, як це визначено на Формі 941, роботодавець може вимагати відшкодування або мати переплату, що застосовується до повернення наступного кварталу. Якщо він не отримує коштів, він повинен компенсувати різницю, коли він передає його 941; можуть застосовуватися штрафні санкції та відсотки.
Міркування
Незважаючи на "податкову декларацію" в назві форми, форма 941 не використовується для звітування та виплати роботодавцям власних федеральних зобов'язань з податку на прибуток. Роботодавець подає окремий щорічний прибуток, наприклад, форма 1120 для корпорації. Форма 941 також не використовується для звітування про федеральний податок з безробіття або FUTA; роботодавці використовують форму 940 для податків FUTA. Нарешті, роботодавці лише з невеликим податковим зобов'язанням 941 - 1000 доларів або менше за рік з 2011 року - можуть пропустити багато паперових документів і подати єдиний річний прибуток, форма 944.
