Ретельне формування відповіді на бізнес-поштову скриньку - від клієнта, перспективи, начальника або колеги - може зробити все можливе, щоб забезпечити бажану реакцію та відповідь.
Зрозумійте письменника
Уважно подивіться, хто написав електронну пошту, оскільки ця роль відіграє певну роль у рівень формальності ви використовуєте для відповіді. Наприклад, експерт з питань етикету електронної пошти Ліндсей Полак пропонує відповісти на електронний лист, який використовує формальну мову, використовуючи аналогічну формальну та ввічливу мову. Якщо відправник використовує неофіційний тон, використовуйте більш розслаблений тон, але тримайте його професійним.
Визначте результат
Зрозумійте, що Дія, яку ви хочете прийняти читачеві як тільки ви відповісте. Наприклад, якщо ви відправляєте відповідь на перспективу, ви хочете, щоб вони купили. Однак, якщо ви відправляєте відповідь своєму начальникові, ви хочете, щоб вона думала, що ви професійні і здатні. Відповіді людям питання обслуговування клієнтів мусить бути щасливим клієнтом, який відчуває, що його потреби задоволені.
Поради
-
Зачекайте, поки не заспокоїться, щоб відповісти на спірну електронну пошту.
Опишіть результат у реченні 1
Використовуйте перше речення вашої відповіді опишіть, чого ви хочете досягти, пропонує Джеффрі Джеймс, редактор з інк., наприклад, якщо клієнт посилає електронну пошту зі скаргою, використовуйте перше речення, щоб сказати, що ви хочете вирішити проблему, щоб клієнт був щасливий і задоволений покупкою.
Зробіть окуляри
Тепер прийшов час пояснити, як ви плануєте зробити своє перше речення. Використовуйте невеликі абзаци зробити свої очки. Джеймс рекомендує використовувати докази, щоб підтримати ідеї, які ви описуєте у відповіді. Залежно від теми та необхідних дій, докази можуть бути такими ж простими, як вказівка на факт або настільки широке, як надання кількох деталей, специфічних для даної теми. Наприклад, якщо ваш бос запитує, чому ви бажаєте, щоб витрати були схвалені, надайте факту або два питання про те, як затвердження витрат принесе користь відділу або компанії в цілому.
Надати заклик до дії
Використовуйте остаточний вирок повторюйте те, що ви хочете, щоб читач зробив далі. Ця пропозиція повинна йти рука об руку з вашим відкритим пунктом. Наприклад, щоб задовольнити ваших клієнтів, поясніть, який крок ви хочете зробити, щоб вирішити проблему.
Підписати
Нарешті, використовуйте слова для підписання, наприклад, "Найкраще" або "Дякуємо", так що одержувач знає, що вони дійшли до кінця електронної пошти. Додайте своє ім'я та вкажіть свій бізнес-підпис у всіх електронних листах. Підпис повинен містити ваше повне ім'я, ім'я компанії та контактну інформацію, включаючи номер телефону та адресу веб-сайту.
Поради
-
Коректуйте та перевірте правопис електронної пошти, перш ніж натиснути кнопку "Надіслати". В іншому випадку помилки можуть змусити вас виглядати недбалим і непрофесійним.
