Використання типів у QuickBooks є часто не зрозумілими функціями програми і так само часто нехтують або зловживають. Через гнучкість використання типів настільки величезний, що він може бути використаний для відстеження будь-якої інформації, яка бажана про клієнтів, робочих місць, продавців і проданих або придбаних товарів. Вибір даних для відстеження залежить від типу бізнесу.
Типи постачальників
Правильне використання типів у програмі QuickBooks дозволяє створювати індивідуальні звіти та списки розсилки, використовуючи дані, які є значущими для певного бізнесу. Власники бізнесу мають багато варіантів щодо типів постачальників. Деякі підприємства використовують індустрію постачальника як тип. Роздрібний магазин може встановлювати типи постачальників, що відображають продукти, які вони продають. Деякі виробники продають продуктові товари та інші ліки або тютюнові вироби. Інші компанії можуть мати постачальників, які є специфічними для географічного регіону, коли постачання продукту є чутливим до часу, вони можуть створювати типи на основі місцезнаходжень постачальників.
Ті, хто в будівельній індустрії може вибрати тип постачальників на основі типу наданих послуг. Наприклад, будівельна компанія може використовувати художників, гіпсокартонні вішалки, автовиробники та підрядники з електротехніки та сантехніки. Якщо необхідно створити підтип (наприклад, якщо компанія використовує одного субпідрядника для робіт з внутрішньої фарби, а інша - для зовнішніх робіт з фарбування), то створюватимуть художників загального типу, а також підрису для внутрішніх і зовнішніх художників.
Це робиться через екран редагування постачальника при введенні типу в просторі для назви підприємства постачальника.
Типи замовника / завдання
Для тих компаній, які виконують більше одного завдання для одного клієнта, QuickBooks дозволяє створювати завдання під ім'ям клієнта. Користуйтеся тими ж типами для клієнтів, які використовуються для постачальників, хоча географічний регіон клієнта може бути не таким важливим, як для постачальників. Деякі підприємства мають оптових і роздрібних клієнтів і як такі використовують ці позначення як типи. Якщо немає явних позначень, які використовуються для окремих клієнтів, використовуйте типи, щоб відстежувати, як клієнти чули про бізнес. До цих категорій належать "слово в уста", "жовті сторінки", "газета" чи "пряма пошта". Наприкінці року можна було б створити звіт, який би показав, яка маркетингова кампанія була найбільш успішною у виробництві клієнтів та продажів. З типом роботи, підприємства, які будуть використовувати функцію "робочі місця", схожі на компанії, пов'язані з будівництвом. Один замовник може мати вашу компанію ремонт даху один день і обробляти сантехнічні питання на інший день. Створення типу завдання для кожної служби, що виконується, допомагає дізнатися, які послуги ви пропонуєте, які генерують найбільшу прибутковість, і ті, які в кінцевому підсумку коштують більше грошей у витратах, ніж доходи.
Типи елементів
Типи елементів - це єдиний тип, який вже визначено програмою QuickBooks. У QuickBooks попередньо встановлено 12 типів елементів. Елемент - це послуга або фізичний елемент, який продається. Типи елементів такі:
-
Служба - якщо це те, що ви продаєте, це послуги, наприклад, ландшафтне підприємство, створіть пункт "Косіння" і зробіть його типом "Сервіс".
-
Інвентаризаційна частина - в тому ж ландшафтному бізнесі, якщо ви продаєте частини для ремонту газонного устаткування, наприклад "косарки", це буде частина інвентаризації.
-
Збірка інвентаризації - збірка складається з декількох окремих запасних частин для завершення цілого продукту. Наприклад, якщо ви повинні були побудувати табуретку, то це буде складатися з сидіння, чотирьох ніг з опорою і, можливо, подушки стільця.
-
Частини, що не належать до інвентаризації - використовуйте цей тип, щоб класифікувати такі речі, як офісні та чистячі засоби. Якщо ви стягуєте з клієнта плату за предмети, необхідні для виконання роботи, ці елементи вважатимуться частинами, які не є запасами.
-
Фіксовані активи - актив, який є необхідним для ведення вашого бізнесу і є більш-менш постійним пристроєм. Транспортний засіб, будівля або комп'ютер вважаються основним засобом.
-
Інша плата - якщо ви стягуєте збори за несвоєчасну оплату, фінансові витрати або витрати на доставку, вони вважатимуться "іншими платежами".
-
Підзагалом - для того, щоб включити проміжну суму на рахунках-фактурах клієнта, необхідно створити тип "Сукупний результат". Це додає всі елементи та надає загальну суму до додавання податків до продажу до загальної суми. Це допомагає, коли ви використовуєте функцію "Знижка", щоб видалити процентну знижку перед додаванням податків.
-
Група - як і склад інвентаризації, група складається з елементів, які включені в "пакетну" угоду. Наприклад, повна деталізація сервісу газону може складатися з окремих пунктів обслуговування, "Косіння", "Кант" і "Обрізання дерев".
-
Знижка - Створення елемента дисконту віднімає від проміжної суми відсоток або фіксовану суму.
-
Платіж - якщо клієнт часто платить частину суми заборгованості на момент продажу, створіть "платіжний" пункт, який зменшує суму заборгованості за рахунком-фактурою.
-
Пункт податку з продажу - Податок на продаж, як правило, розраховується на державному та місцевому рівнях. Цей пункт дозволяє створити окрему ставку податку з продажів для держави та для місцевих дискреційних податків.
-
Група податків з продажу - цей елемент складається з двох або більше окремих статей податку з продажів як одна група. У вашому окрузі ви можете мати 1% дискреційний податок і 6-відсотковий державний податок, "група податку з продажів" дозволяє мати одну позицію, яка відстежує обидва типи "пунктів податку з продажів" в одній транзакції.
