Коли ви здійснюєте продаж товару або послуги, але не відразу берете повну суму платежу, ви створюєте дебіторську заборгованість. Дебіторська заборгованість - це активи, які представляють грошову вартість вашого бізнесу у формі, що підлягає виплаті, а найкращі практики вимагають обліку їх у своїх книгах. Дуже малий бізнес іноді діє на касовій основі, але ця система не може обробляти дебіторську заборгованість, тому ви повинні використовувати більш поширений метод нарахування. Це передбачає внесення записів у кілька облікових книг для кожної транзакції.
Створіть обліковий запис і головну книгу до оплати рахунків. Оскільки вони є активами, ви технічно можете записати дебіторську заборгованість на вашому рахунку основних активів, але бізнес-активи різноманітні, і цей рахунок може стати громіздким з часом. Для більш чистого ведення обліку створіть повністю окремий дочірний рахунок спеціально для дебіторської заборгованості. Потім ви можете зробити все, що потрібно ввести в цій книзі, і просто скомпілювати його в основному обліковому записі при підготовці фінансових звітів.
Записуйте кожну продаж, яка спочатку створює дебіторську заборгованість у вашій обліковій книзі доходів, як і в цілому. Продаж йде у правому стовпчику як кредит, оскільки кредитування збільшує дохідний рахунок.
Зафіксуйте створення дебіторської заборгованості за ту ж саму суму, що й ціна продажу, в обліковій книзі вашої дебіторської заборгованості, за винятком того, як тут позначте її у лівій колонці як дебет. Цей запис встановлює, що ви заборговані на гроші і ще не сплачені.
Оновіть запис у обліковій книзі дебіторської заборгованості, коли ви фактично отримаєте платіж. Реєструвати платежі як кредити; Повна оплата повинна повністю скасувати вартість дебіторської заборгованості. Використовуйте рахунки-фактури або номери для відстеження, щоб належним чином відобразити платежі до правильних дебіторських заборгованостей.
Дебетуйте ваш рахунок готівки для суми платежу. Це вказує на те, що зниження вартості ваших активів компенсується збільшенням грошових коштів.
Створіть новий сегмент у обліковій книзі дебіторської заборгованості з назвою "Дозволи на погану дебіторську заборгованість". Це служить аналогом вашого рахунку дебіторської заборгованості; його мета полягає в оцінці “поганих”, “нездійснюваних” або “безнадійних” боргів, які ви очікуєте, що не зможете зібрати.
Оцініть вартість непогашеної дебіторської заборгованості, яку очікуєте нарахувати протягом майбутнього періоду. Щоб зробити хорошу оцінку, використовуйте галузеву статистику, коли вона є, або покладайтеся на свій минулий досвід, досвід колег у галузі або оцінку поточних економічних умов на вашому ринку. Введіть оцінену дебіторську дебіторську заборгованість як кредит у журналі обліку витрат і введіть ту саму суму, що й дебет у вашому обліковому записі витрат.
Відрегулюйте вартість дебіторської заборгованості, щонайменше, один раз на кожний звітний період, взявши на себе суму сумнівних або незбірних дебіторської заборгованості, яку Ви оцінювали у Вашій книзі доходів, та віднімаючи її з вашої суми у книзі дебіторської заборгованості. Новий підсумок створює цифру, що називається «чиста вартість реалізації» або «чиста дебіторська заборгованість», і являє собою гроші, що виплачуються вам, які ви реально очікуєте зібрати.
Поради
-
Підсумуйте дебіторську заборгованість у будь-який час, щоб побачити загальну вартість дебіторської заборгованості вашої компанії. Використовуйте цю інформацію як посилання, щоб уникнути витрат занадто великих коштів у короткостроковій перспективі, які ви ще не зібрали.
Як альтернативу методу резервування для оцінки поганої дебіторської заборгованості можна використовувати набагато простіший метод, який називається прямим списанням. У цьому методі ви просто кредитуєте непогашену дебіторську заборгованість за їх повну вартість, як тільки ви вважаєте, що вони є безнадійними, і створіть відповідний дебетовий запис у вашому рахунку витрат. Це простіше для цілей оподаткування, ніж за допомогою методу дозволів, і передбачає менше введення даних, але є менш потужним і менш гнучким. Зазвичай переважний метод.
