"Безпаперовий офіс" ніколи не може бути 100% реалізований. Незважаючи на значне використання комп'ютера, майже всі підприємства потребують паперових документів. Це є проблемою, коли комп'ютер, залежний від комп'ютера, повинен взаємодіяти з даними з паперових форм. "Перетворення" фізичних даних у віртуальні системи може бути здійснено шляхом ручного введення даних, формування зображень і оптичного розпізнавання.
Елементи, які вам потрібні
-
Паперові документи
-
Бюджет на обладнання та персонал
Визначте свої бізнес-цілі та потреби. Визначте, чи збираєте ви клієнтські платежі, обробляєте програми або архівуєте внутрішні документи. Зрозумійте, чи потрібно зберігати фактичні зображення документів для електронного зберігання, або вам просто потрібно захопити дані на паперовій основі в комп'ютерну базу даних. Виконання цих рішень допоможе вам вирішити, яка система обробки даних найкраще відповідає вашим потребам.
Дослідження корпоративних програмних рішень. Попросіть посилань на програмне забезпечення та постачальників від компаній, які здійснюють подібне збір даних, до того, що ви збираєтеся робити. Запитайте, чи можете ви відвідати робочі сайти, які роблять певну конверсію, яку ви збираєтеся робити. Найкращий спосіб вибрати систему - це побачити її в дії. Якщо ви захоплюєте лише невеликий обсяг даних із форм, ви можете отримати одну людину, яка вводить дані в таблицю Excel. Але в сучасному бізнесі це не так. Ймовірно, вам знадобиться знайти програмне забезпечення, а можливо, і нове обладнання, якщо захоплення документів / зображень є частиною вашого плану.
Порівняйте розроблені вами програмні рішення та виберіть їх. Зверніться до постачальника або дистриб'ютора програмного забезпечення, щоб почати процес придбання системи та її встановлення. Перший крок, відомий як "відкриття", полягає в тому, що постачальник подорожує на ваш сайт, щоб визначити точні потреби та найкраще рішення для них.
Залишайтеся займатися з постачальником під час виявлення і протягом всієї установки. Запитуйте багато питань і приймайте на себе відповідальність за проект; заохочувати будь-яких співробітників, які здійснюватимуть захоплення документів та вводити дані, щоб зробити те ж саме.
Перевірте систему повністю. Якщо є якісь помилки або прогалини у вирішенні, краще їх знайти, коли постачальник знаходиться на сайті. Це дозволить швидше усунути неполадки та вирішення проблем.
Поради
-
Працюйте з авторитетним постачальником і намагайтеся отримати відгук від одного з попередніх клієнтів постачальника.
