Хоча деякі власники малого бізнесу вважають за краще хірургічне втручання, ніж ведення бухгалтерського обліку, бухгалтерський облік є невід'ємною частиною ведення бізнесу. Переваги бухгалтерського обліку полягають у його здатності розповісти про чисельну історію про те, що відбувається у вашій компанії - таке, що допоможе вам поліпшити операції, стати більш прибутковими та не тримати місцевих та федеральних податкових органів. Ретельний і точний облік може також допомогти вам зробити свій випадок з потенційними кредиторами та інвесторами, коли ваш бізнес шукає фінансування.
Поради
-
Переваги використання бухгалтерського обліку в бізнесі пов'язані з ідеями, які надають цифри. Ці цифри допоможуть вам зрозуміти, що відбувається добре і де є можливості для вдосконалення.
Яка головна мета бухгалтерського обліку?
Основною метою бухгалтерського обліку є відстеження надходжень і витрат вашої компанії. Дохід - це всі гроші, що надходять у ваш бізнес від продажу товарів і послуг і будь-якого іншого типу доходу, такого як отримані відсотки або орендна плата або сплачені роялті. Витрати - це все, що ваш бізнес купує для своєї діяльності та інфраструктури, такі як матеріали, робоча сила, оренда, постачання, поштові витрати, страхування, транспортні витрати, професійні послуги, реклама та обладнання.
Інформація, яку ваш бухгалтер або бухгалтер збирає про доходи та витрати, надходить у складання бухгалтерської звітності, яка надає необхідну інформацію про фінансовий стан вашої компанії. Ці звіти допомагають визначити свої сильні сторони та вирішити свої слабкі сторони. Вони також надають вам необхідну інформацію для податкової звітності.
Звіт про прибутки та збитки є резюме вашої бухгалтерської інформації про доходи та витрати. Вона відображає та перераховує всі ваші покупки у відповідних категоріях, наприклад, оренду та нарахування заробітної плати, а потім перераховує ці суми, щоб надати огляд. Аналогічно, він підсумовує ваш вхідний дохід на основі джерела доходу, наприклад, оптові продажі або роздрібні продажі. Ваша заява про прибутки та збитки важлива, оскільки вона показує, скільки ви насправді заробили наприкінці дня. Це нижня цифра - сума, що залишилася після вирахування загальних витрат від загального доходу.
Баланс - це знімок вашої загальної фінансової позиції в певний момент часу. Це важливо, тому що воно підводить підсумок вашої чистої вартості. Розділ активів на балансі перераховує все, що належить вашій компанії, включаючи готівку в касі, гроші, що виплачуються вам через дебіторську заборгованість, запаси на полицях і цінні довгострокові покупки, такі як великі частини обладнання. Розділ зобов'язань вашого балансу включає в себе все, що ви зобов'язані, включаючи коротко- та довгострокові залишки кредиту та кредиторську заборгованість. Чистий капітал вашої компанії, виходячи з інформації, представленої на вашому балансі, обчислюється шляхом вирахування загальних зобов'язань з вашої сукупної активи.
Звіт про рух грошових коштів або формування грошового потоку є інструментом обліку, який допомагає передбачити, коли у вас буде вільний капітал і коли виникне недолік грошового потоку. Вихідна частина звіту перераховує всі ваші очікувані надходження грошових коштів, розбиті на місяць. Ці гроші не обов'язково повинні надходити з доходу від продажу продукції або послуг. Вона може також включати капітал з позик або інвестицій. Вихідна частина заяви включає всі очікувані виплати, включаючи витрати на оплату праці, витрати на матеріали, орендну плату та страхові виплати. Ваші очікувані витрати не включають лише відрахування ділових витрат. Ви також перерахуєте виплати основної суми кредиту, які не підлягають оподаткуванню, і не відображатимуться у звіті про прибутки та збитки. У нижньому рядку кожного стовпця відображаються відраховані витрати, що вираховуються з вхідних грошових коштів, із зазначенням того, скільки грошей можна очікувати у кінці місяця.
Яка мета бухгалтера?
Метою вашого бухгалтера є підведення підсумків роботи бухгалтера шляхом складання звітів у звіти. Ваш бухгалтер може також заповнити свої податкові форми і повідомити вам про найкращий спосіб витратити та заощадити гроші. Ви можете або не можете найняти професійного бухгалтера, залежно від рівня комфорту в роботі з номерами, складності Вашого бізнесу та податкової ситуації.
Ваша мета бухгалтера полягає в тому, щоб вводити квитанції та рахунки-фактури в базу даних, книгу чи таблицю, щоб можна було відстежувати витрати і продажі. Більшість бухгалтерських систем є комп'ютеризованими, тому що програми бухгалтерського обліку можуть організовувати та додавати числа швидше та ефективніше, ніж ручні, рукописні системи. Тим не менш, вам не потрібна комп'ютерна програма для ведення бухгалтерського обліку вашої компанії. Рукописна система, яка відстежує продажі та витрати, також надасть необхідну інформацію.
Ви можете робити власну бухгалтерію, відстежуючи доходи та витрати, а також відстежувати цю інформацію таким чином, щоб вона була корисною для вас і вашого бухгалтера. Інформація повинна бути легко читається і розуміти, і вона повинна точно відображати фінансову діяльність вашого бізнесу. Ваша бухгалтерська інформація буде корисною для Вашого бухгалтера, оскільки вона надає необхідну інформацію для складання податкових звітів та кредитних документів. Одна й та сама інформація може бути корисною для внутрішнього розуміння вашого бізнесу, наприклад, про те, скільки ваших доходів припадає на оптові продажі проти роздрібних продажів і скільки витрачається на матеріали в порівнянні з робочою силою.
Навіть якщо ви наймаєте бухгалтера та бухгалтера, щоб організувати вашу фінансову інформацію та підготувати податкові форми, ви все ще маєте бухгалтерські обов'язки як власник бізнесу. Ви повинні зберегти всю необхідну інформацію, наприклад, рахунки, які ви записуєте, та надходження, які ви отримуєте для здійснення купівлі бізнесу. Чим більш організовані ці документи, коли ви приносите їх до вашого бухгалтера і бухгалтера, тим менше ви будете платити за свій час. Бухгалтерові потрібно більше часу, щоб організувати взуттєву коробку з квитанціями, ніж методично працювати через файл з документами, які вже були відсортовані за датою або за рахунком кредитної картки.
Які правила бухгалтерського обліку?
Правила бухгалтерського обліку регулюють способи внесення витрат і доходів у систему як дебету або кредити. Ці правила регулюють ведення бухгалтерського обліку з подвійним входом - систему, яка широко застосовується з кінця середньовіччя. Системи подвійного входу не тільки відстежують ваші доходи та витрати, вони також показують, як гроші та активи рухаються навколо вашої компанії. У системі подвійного запису кожен запис, який вводиться як дебет, повинен бути збалансованим з відповідним кредитом і навпаки. Альтернативою подвійного ведення бухгалтерського обліку є система одноразового входу, в якій ви просто перераховуєте ваші доходи та витрати без вбудованих протоколів для узгодження цих записів з вашою фактичною фінансовою ситуацією.
При роботі з особистими рахунками, особа, яка передає активи в бізнес, повинна бути зарахована, в той час як одержувач, або бізнес, повинен бути дебетований. Це здається нечутливим, тому що кошти залишили руки індивіда і були передані в руки бізнесу. Однак бухгалтерські рахунки не завжди описують фактичні залишки коштів. Скоріше, вони стосуються сум, що належать або належать. Коли особа, така як власник, переводить гроші в бізнес, ця операція збільшується, або кредитується, на рахунку і являє собою суму, яку підприємство зобов'язане цій особі. Цей же переказ коштів створює дебет для бізнес-рахунку, тому що, незважаючи на те, що готівка знаходиться на руках і є доступною, вона тепер має справу з особою, яка її надала.
При роботі з реальними рахунками, такими як нерухомість і техніка, правила бухгалтерського обліку вимагають від Вас списання нових покупок і кредитних позицій, які ви продали або іншим чином вивели з експлуатації. Спочатку об'єкт розміщується як дебет, оскільки ви витратили гроші на його придбання. Якщо ви продаєте його або знімаєте з експлуатації після того, як він пережив строк корисного використання, ви видаляєте дебет або зараховуєте рахунок, який представляє те, що ви зобов'язані при покупці.
Коли ваш бізнес купує матеріали або сплачує орендну плату, правила ведення бухгалтерського обліку вимагають розміщення цих операцій як дебету. І навпаки, коли ви продаєте товари або послуги, ваша система обліку розглядає ці операції як кредити. Покупки, які вимагають вихідних коштів, зменшують капітал вашої компанії, тому їх відстежують як дебету. Доходи та інші прибутки, такі як вхідні орендні платежі, збільшують капітал вашої компанії, тому їх відстежують як кредити.
Хоча ці правила ведення бухгалтерського обліку регулюють, як кожна транзакція з'являється у вашій системі бухгалтерського обліку, ви насправді не повинні розуміти і застосовувати їх, якщо ви не робите записи в бухгалтерську систему з подвійним входом, яка не запрограмована для організації інформації. Наприклад, якщо ви використовуєте рукописну книгу як основу вашої системи бухгалтерського обліку, вам доведеться вирішувати кожен раз, коли ви робите запис, чи є ця транзакція дебетом або кредитом, і де з'явиться відповідний дебет або кредит. Однак, якщо ви використовуєте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, наприклад, QuickBooks, ваші чеки, рахунки-фактури та квитанції про продаж будуть автоматично відображатися у відповідних кредитних і дебетових рахунках, а також відповідні дебети або кредити.
Як використовувати облік в бізнесі
Переваги бухгалтерського обліку - це не просто справа хорошої бізнес-стратегії, хоча бухгалтерська інформація, безумовно, допомагає вам розробити стратегію і спланувати. Жоден бізнес не може вижити без якоїсь бухгалтерської системи. Якщо ваша компанія здійснює покупки та продажі, не відстежуючи суму, яку ви купили і продали, ви не зможете визначити, чи отримали ви прибуток або втратили збитки наприкінці року. Ви не будете знати, скільки ви маєте, і скільки ви володієте, так що ви не зможете оцінити, скільки вашої вхідної готівки ви можете вилучити для особистого користування і скільки ви повинні тримати на банківському рахунку компанії для майбутнього бізнесу. витрати.
Інформація про бухгалтерський облік також дає цінну інформацію про діяльність компанії. Це дозволяє порівняти свої продажі в різних категоріях з плином часу, наприклад, дивитися на тенденції для різних продуктів у місцях продажів. Вона дає вам інструменти та інформацію для перегляду ваших витрат у відсотках від вашого доходу, щоб переконатися, що ваші прибутки стабільні і як продуктивність вашої компанії збігається з показниками конкурентів у вашій галузі. Проформа грошових потоків дозволить вам шукати джерела капіталу до того, як вони дійсно знадобляться, і планувати великі покупки, щоб вони відповідали часам року, коли грошові кошти є численні. Робота бізнесу без бухгалтерської інформації подібна до літака без радара.
Бухгалтерський облік також необхідний для виживання вашої компанії, тому що ви юридично зобов'язані звітувати про доходи та сплачувати податки. Без повної і точної системи бухгалтерського обліку, ви не будете знати, скільки ви заробили і витратили, і ви не будете мати необхідну інформацію для заповнення місцевих, державних і федеральних податкових форм. Крім того, якщо ваш бізнес коли-небудь потребує фінансування, ваші заявки на отримання кредиту майже напевно вимагатимуть від вас включення фінансових звітів з попередніх років і, швидше за все, прогнозів на майбутні періоди.
