Організаційна система - це просто, як створюється компанія. Гарна організаційна структура визначає як ієрархію, так і потік комунікації в компанії. Для кожного бізнесу, незалежно від його розміру, важливо запровадити організаційну систему. Існує багато переваг для того, щоб мати чітку організаційну структуру, включаючи підвищення ефективності, продуктивності та прийняття рішень. Кожна структура має свої сильні та слабкі сторони. Зрештою, ці плюси і мінуси залежать від типу бізнесу, якого ви запускаєте, вашої галузі, розміру вашої організації та інших факторів. Важливо враховувати будь-яку організаційну систему перед тим, як вирішити, що є правильним для вашої компанії.
Що таке організаційні системи?
Організаційна система - це структура організації. Ця структура визначає, як встановлюється кожен підрозділ бізнесу, ієрархію тих, хто повідомляє кому і як відбувається комунікація в організації. Розбившись ще далі, організаційна структура визначає, як функціонує кожна роль в організації. Завдяки чітко визначеній організаційній структурі всі працівники знають, чого від них очікують і кому вони повідомляють. Власникам бізнесу слід довго і важко подумати, яку систему вибрати, оскільки кожна організація має унікальні потреби. Організаційна структура, яка підходить для однієї компанії, не підходить для іншого.
Приклади організаційних систем в бізнесі
Існує чотири основні типи організаційних структур: функціональні, дивізійні, матричні та плоскі. Кожна система має унікальні особливості.
Функціональна організаційна структура: Функціональна організаційна структура є традиційною ієрархією. Багато компаній, особливо великих корпорацій, дотримуються функціональної структури. Ця система має кілька спеціалізованих підрозділів, таких як маркетинг, фінанси, продаж, людські ресурси та операції. Тоді старший менеджер контролює всі спеціалізовані підрозділи. Потоки звітності зрозумілі. Кожен працівник звітує перед старшим, включаючи керівників відділів, які звітують вищому керівництву. Вище керівництво контролює всю структуру. Оскільки компанія залишається розділеною на спеціалізовані підрозділи, працівники, як правило, також стають спеціалізованими. Це призводить до чіткого шляху просування і зростання. Однак, підрозділи можуть мати проблеми з спілкуванням один з одним. Оскільки всі підрозділи повідомляють про це вгору, між ними немає горизонтальної комунікації, що залишає мало місця для цілісного, цілеспрямованого мислення, окрім як на вищому рівні управління. Це робить функціональну організаційну систему повільною для адаптації до змін.
Організаційна структура відділу: Організаційна структура підрозділяє бізнес на групи на основі проектів, над якими працюють співробітники. Ця система включає в себе багато різних типів команд, включаючи правові, зв'язки з громадськістю, дослідження та розвиток бізнесу. Крім того, команди створюються навколо конкретних проектів. Наприклад, фармацевтична компанія могла б мати окремі команди, присвячені кожному виробництву ліків. Кожна команда проекту має директора або віце-президента і здійснює певний рівень автономії в організації. Структура дивізії дозволяє співробітникам глибоко знайомитися з роботою своєї команди. Однак підрозділи часто не знають, що роблять інші команди, і не спілкуються один з одним. Працівники можуть не мати змоги ефективно працювати в різних підрозділах, коли це необхідно. У кінцевому підсумку, ця система може бути складною в управлінні завдяки своїй розповсюдженій структурі.
Матрична організаційна структура: Матрична система - це перехрестя між функціональною структурою та роздільною структурою. З точки зору пташиного погляду, бізнес створений у функціональній структурі, з традиційною ієрархією та спеціалізованими підрозділами. Проте, коли ви дивитеся на ті підрозділи впритул, кожен з них створюється в організаційній структурі підрозділу. Це означає, що вони розділені на проекти та менші команди. Матричний тип організаційної структури досить складний і вимагає великого планування, не кажучи вже про сильні системи зв'язку в організації. Однак, коли структура матриці працює добре, вона виключає багато питань, які виникають з організаціями, що діляться або функціонують. Зв'язок може подорожувати до потрібних людей, що підвищує продуктивність і цілісне мислення. Крім того, співробітники піддаються іншим відомствам та проектам, заохочуючи крос-співпрацю. З іншого боку, структура матриці може швидко заплутати працівників, коли є дуже багато керівників, і не зрозуміло, кому доповідати.
Плоска організаційна структура: Плоска організаційна структура згладжує більшу частину ієрархії і дозволяє співробітникам більше автономії в роботі. Часто плоскі організації розбиваються на тимчасові команди, хоча зазвичай вони не мають формальних структур. У плоскій системі все ще є деяка динаміка згори. Часто існує, принаймні, деяке керівництво керівництва кораблем. Однак ця система ґрунтується на порушенні традиційних ієрархічних структур бізнесу. Багато стартапів і технологічних компаній прагнуть до плоскої організації, оскільки вона заохочує інновації та внесок працівників. Мислення полягає в тому, що, коли працівники не потрапляють у тяганину бюрократією, вони будуть вільно думати і створювати свіжі, прибуткові ідеї. Це підвищує рівень комунікації між командами і усуває деякі питання комунікації, які можуть виникнути, коли повідомлення переміщуються вгору вниз. На жаль, плоскі системи важко підтримувати, оскільки компанія зростає, і потреба в більш структурованих системах зв'язку вступає в гру. Крім того, працівники квартирної організації можуть стати перевантаженими тим, що виконують дуже багато різних завдань, і не мають достатньо простору для зростання або просування по службі.
Чому підприємства потребують організаційних систем
Організаційні системи важливі для бізнесу кожного розміру. Наявність міцної, чітко визначеної структури стирає плутанину і викладає прості процеси для співробітників. Кожен працівник повинен точно знати, кому вони повідомляють. Без будь-якого типу ієрархії або структури на місці робоче місце може стати хаотичним. Працівники можуть не зрозуміти, хто за що несе відповідальність, завдяки чому важливі речі провалюються через тріщини. Міцна організаційна структура спрощує роботу компанії та зберігає всіх на одній сторінці.
Організаційна система ставить кожну людину у правильне місце, здатне внести свою участь у компанії. Наявність системи покращує загальну ефективність, підвищує продуктивність і забезпечує чіткість для всіх в організації. Кожен відділ може працювати краще, коли ролі чітко визначені і цілі поділяються. Крім того, належна організаційна система може поліпшити процес прийняття рішень, оскільки інформаційні потоки по всій організації. Менеджери верхнього рівня можуть збирати інформацію з усіх підрозділів, надаючи їм можливість краще зрозуміти всю діяльність компанії.
Міцна організаційна система усуває багато бізнес-проблем, включаючи дублювання роботи та конфлікти між позиціями. Якщо бізнес добре продуманий, кожен співробітник має чітку роль, і ролі не перетинаються один з одним. Не існує «безладдя», коли ніхто не впевнений, хто відповідає за конкретне завдання або проект. У зв'язку з цим співпраця збільшується, і співробітники відчувають гордість у своїй роботі. Працівники уникають розчарувань, які мають постійно змінювані ролі та поставлені цілі. Вони можуть зосередитися на тому, що вони роблять найкраще.
Вибір належної організаційної системи може перенести ваш бізнес на новий рівень. Наприклад, якщо ваш бізнес на основі продукту, структура матриці або відділу, ймовірно, буде ідеальною. Це проекти, засновані на проектах, які зосереджені на спеціалізованих групах. Малі стартапи, з іншого боку, можуть розглянути плоску структуру, щоб дозволити всім працівникам сприяти своїм навичкам і досвіду без втручання в ієрархію.
Приклади бізнесу з організаційними системами
Приклади функціональної системи: Функціональні організаційні системи історично використовувалися військовими, університетами та урядовими установами. З роками функціональні ієрархії стали менш популярними, і багато організацій відійшли від них. Проте вони все ще використовуються певними підприємствами. Один приклад того, як можна використовувати цей тип організаційної системи, - це традиційна фабрична настройка. Керівник заводу контролює різні підрозділи заводу, кожен з яких спеціалізується. Кожен підрозділ має власного менеджера, який звітує безпосередньо керівнику фабрики. Іншим прикладом може бути роздрібний магазин. Менеджер магазину контролює операції з вершини піраміди. Нижче наведені різні відділи. Можливо, є один для інвентаризації, один для обслуговування клієнтів і один для маркетингу та просування по службі. Кожен з них має свого супервізора, і всі доповідають генеральному менеджеру.
Приклади дивізійної системи: Дивізійні системи користуються популярністю у великих транснаціональних корпорацій. Наприклад, Johnson & Johnson має дивізійну структуру. Кожен з брендів Johnson & Johnson працює як власна компанія, з власним керівництвом та внутрішньою структурою. Всі ці бренди звітують материнській компанії. Іншим прикладом організаційної структури дивізії є General Electric. Генеральний директор сидить у верхній частині, і за цим, компанія розбивається на різні групи. Існують деякі операційні групи, такі як фінансові, правові, громадські та глобальні дослідження. Деякі команди присвячені конкретним проектам, включаючи авіацію, енергетику, охорону здоров'я та багато іншого.
Приклади матричної системи: Матрична організаційна система є складною, і тому в основному приймається великими, добре зарекомендували себе компаніями. Одним з відомих прикладів матричної компанії є Starbucks. Найбільша в світі кавова компанія використовує функціональну структуру, щоб розділити свій бізнес на підрозділи, включаючи HR, фінансування та маркетинг. Ці відділи знаходяться в корпоративній штаб-квартирі бренду і звітують про вищі рівні управління. Відділ управління персоналом, наприклад, створює політики, які впливають на всі локації Starbucks по всьому борту. Далі, Starbucks має окремі підрозділи для кожного географічного регіону. Ці регіони включають Америку, Китай та Азіатсько-Тихоокеанський регіон, Європу, Близький Схід, Росію та Африку. Північноамериканський регіон, який є найпопулярнішим для компанії, далі розбивається на чотири менші відділи. Starbucks також має підрозділи на основі продуктів. Наприклад, існує один підрозділ для товарів, таких як кружки Starbucks, а інший - для випічки. На нижчих рівнях організації Starbucks має команди співробітників, особливо на рівні магазину. Ця складна матрична структура добре служить кавовому гіганту, що дозволяє компанії успішно керувати тисячами магазинів по всій країні.
Приклади плоскої системи: Плоскі системи користуються популярністю серед стартапів і технологічних компаній. Одним з відомих прикладів плоскої системи є Zappos. У 2013 році генеральний директор масової взуттєвої компанії оголосив про нову структуру управління, що називається «холакратія», установку для заохочення співпраці, усуваючи ієрархію на робочому місці. Компанія заборонила назви менеджерів. У нього більше не буде назв посад і не буде босів. Кожен співробітник відповідає за власну роботу. Компанія сподівалася ініціювати інновації та творчість, покінчивши з бюрократією, пов'язаною з ієрархією та прийняттям рішень. Проте Zappos бореться за те, щоб операції залишалися дійсно плоскими.
Це боротьба багатьох великих компаній, які впроваджують плоску структуру. Багато стартапів говорили про труднощі у підтримці рівномірної організаційної структури під час експоненціального зростання. Дослідження показують, що співробітники знаходять ієрархічні структури, які заспокоюють і практичні. Таким чином, плоска організаційна структура є, мабуть, хорошим варіантом для бізнесу, що знаходиться на початковій стадії, щоб стимулювати інновації та зростання. Однак більшість великих компаній віддаляється від плоскої системи, оскільки вона може стати громіздкою для управління з часом.
