Формальне ділове спілкування знаходиться на фірмовому бланку та зазвичай містить підпис письменника нижче закриття привітання. Формат цього виду ділового спілкування простий; однак лист, який вимагає підписів більше однієї особи, повинен бути складений і відформатований трохи іншим способом, щоб пояснити, чому лист містить кілька підписів і надавати простір для більш ніж одного підпису.
Традиційний блоковий формат
Ділова кореспонденція повинна бути в традиційному блоковому форматі, тобто дата - це два пробіли в рядку під бланком; ім'я та поштова адреса адресата складаються з двох рядків нижче дати; рядок теми - це два рядки, розташовані під інформацією адресата, і, нарешті, два рядки під рядком теми - це привітання. Прийнятними вітаннями для офіційного ділового листування є "Шановна пані Сміт", "Шановний містер Джонс", "Панове", або просто, "Привітання". Останній приклад корисний, коли ваш лист призначений для кількох адресатів змішаних статей. Традиційний формат блоку означає, що абзаци не мають відступу з кожним рядком врівень з лівим полем.
Причина для декількох підписів
Хоча особа, якій ви звертаєтеся до кореспонденції, вже може знати, чому існує декілька підписувачів, доцільно коротко повторити причину в тілі вашого листа. Екземпляри, де лист може вимагати декількох підписів, включають передачу дії, що вимагає авторизації від більш ніж однієї особи, або вираження колективних поглядів кількох осіб, які підтримують повідомлення, яке передає ваше листа. Наприклад, ви можете написати: "Від імені команди керівництва компанії ABC, цей лист визначає консенсус, який ми досягли після обговорення вашого письмового запиту про залучення додаткового персоналу людських ресурсів". У першому пункті листа вкажіть причину вашого повідомлення та причину, чому лист містить кілька підписів. Наступні абзаци вашого листа, звичайно, знаходяться на одному рівні з лівим полем.
Закриття привітання та блоків підписів
Закриття привітання повинно бути таким, що підходить для офіційного ділового листа, наприклад: «Дуже вірно», «З повагою» або «З найкращими побажаннями». Заключне привітання починається з двох рядків нижче останнього абзацу.
Якщо у вас є лише два підписувача, пропустіть чотири пробіли, які достатньо для написання підпису, і введіть ім'я першого підписувача з лівим полем. У рядку під ім'ям підписувача введіть їхню позицію або назву. Пропустіть ще чотири пробіли для імені та позиції другого підписувача або назви. Першим блоком підписів має бути ім'я та посада особи, яка займає вищу посаду в організації.
Якщо у вас є три підписувача, пропустіть чотири пробіли рядка і введіть ім'я Signer 1 врівень з лівим полем. Перетягніть і введіть ім'я Signer 2; Знову перейдіть на вкладку і введіть ім'я Signer 3. Пропустіть по одному рядку і введіть позицію Signer 1 або назву, перейдіть на вкладку і зробіть те ж саме для Signer 2 і Signer 3, так що їхні назви безпосередньо під їх машинописними іменами.
Для чотирьох підписувачів пропустіть чотири пробіли рядка і введіть ім'я Signer 1 врівень з лівим полем. Перейдіть до середини сторінки та введіть ім'я Signer 2; Перейти до наступного рядка і ввести позицію або назву Signer 1 і Signer 2 безпосередньо під їхніми іменами. Пропустіть ще чотири пробіли рядків і повторіть формат для Signer 3 і Signer 4.
Розмістіть свій проект
Оскільки ви складаєте листи від імені декількох осіб, є гарною практикою поширювати проект до того, як ви запитуєте їхні підписи. Скажіть їм, що ви вітаєте їхній вхід і відправляєте проект електронною поштою або відвідавши кожну людину окремо. Коли всі погоджуються на зміст і доставку повідомлення листа, підготуйте остаточну версію і дайте всім знати, що ви особисто поширюєте її для своїх підписів.
